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Extended EDI iPaaS oder EDI Managed Services - Sie haben die Wahl!

Möchten Sie Ihre Geschäftsentwicklung optimieren und steigern, Zeit und Geld sparen und dabei Ihr Tagesgeschäft vollständig automatisieren? Mit der digitalen Transformation Ihrer Geschäftsprozesse ist dies möglich. Hier erfahren Sie alles über die dafür verfügbaren Tools und wie Sie sich mit diesen Tools von Ihren Wettbewerbern und vom Markt wirklich abheben.

Datum: 06/04/2022

Autor: Omnizon

Unternehmen werden durch die zunehmend digitalisierte Welt herausgefordert, immer höhere Standards zu erfüllen, sich den ständig verändernden Märkten anzupassen und dabei wettbewerbsfähig zu bleiben. Gleichzeitig erwarten Kunden einen schnellen, sicheren und zuverlässigen Service, den sie komfortabel nutzen können und der ihnen an einem Ort den einfachsten Zugang zu allen Service-Dienstleistungen, die sie benötigen, bietet.

Der erste Schritt zur Einrichtung eines schnellen und effektiven Workflows, zur Verbesserung Ihrer Daten-Kommunikation, zur Steigerung Ihrer Produktivität und schließlich zum Aufbau einer dauerhaften Geschäftsbeziehung mit vertrauenswürdigen Kunden besteht darin, so viel wie möglich von Ihren immer wiederkehrenden, zeitraubenden täglichen Abläufen zu automatisieren.

Grundsätzlich können Sie zwischen zwei Formen der digitalen Automatisierung und der Verwaltung Ihrer Geschäftsprozesse wählen: Entweder Sie entscheiden sich für EDI Managed Services oder für EDI Integration Platform as a Service (iPaaS). Beide bestehen aus in sich geschlossenen Systemen zur Rationalisierung Ihrer Geschäftsabläufe. Die richtige Wahl hängt von mehreren Faktoren ab, die wir für Sie zusammengefasst haben.

 

Was sind Extended EDI Managed Services?

Im Wesentlichen werden unter dem Begriff “Electronic Data Interchange“ (EDI) Mittel und Methoden verstanden, die die traditionelle, auf Papierarbeiten beruhende Unternehmenskommunikation durch eine >Digitale< ersetzen.

Denn, je schneller, genauer und vor allem sicherer Sie Ihre Unternehmenskommunikation zentral steuern können, desto besser werden Sie auch in der Lage sein, Ihre langsamen und manuellen Administrationsprozesse aufzugeben und sich mehr auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren!

Dies steigert Ihre Wettbewerbsfähigkeit und macht Sie für Ihre Partner noch interessanter, die von Ihnen einen schnellen und effizienten Einsatz geradezu erwarten.

Übliche Beispiele für EDI Managed Services sind automatisierte Vorgänge wie Bestellungen, Rechnungen, die Abfrage des Versandstatus, Zollinformationen, Bestands-Dokumente und Zahlungsbestätigungen. Bei Extended EDI können zusätzliche Funktionen immer ergänzt werden. Sie machen Ihr Unternehmen noch effizienter und produktiver.

Extended EDI Managed Services sind eine umfassendere Version herkömmlicher EDI-Services. Zusammen beinhalten sie zusätzliche Funktionen für einen vollständig nahtlosen, digitalisierten Workflow. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um vollständig gemanagte EDI-Services, die eine 100-prozentige EDI-Integration bieten. Das Besondere an Extended EDI Managed Services ist aber, dass Sie auch Kunden ohne EDI-Technologie einschließt.

Gemäß der 80:20-Regel werden 80 Prozent des digitalisierten, eingehenden wie auch ausgehenden Dokumentenaustauschs mit nur 20 Prozent der Partner abgewickelt. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass die verbleibenden 20 Prozent der Kommunikation mit den restlichen 80 Prozent der Partner papierbasiert konventionell, also >nicht-digital< erfolgt. Der Hauptvorteil von Extended EDI gegenüber herkömmlichen EDI Managed Services besteht also darin, dass sie einen digitalisierten Dokumentenaustausch auch mit den verbleibenden 80 Prozent nicht-digitalisierter Partner möglich macht. Das heißt, sobald der „Managed Service“ eingerichtet ist, können sie alle diese Funktionen in die erfahrenen „Hände“ eines externen Service Provider übergeben.

 

Was bedeutet Extended EDI Integration Platform as s Service (iPaaS)

Möglicherweise gehören Sie zu den vielen Unternehmern, die es vorziehen, Ihre IT-Aufgaben selbst zu verwalten. Wenn das so ist, dann verwenden Sie wahrscheinlich diverse Software und Tools bei der Verwaltung und Überwachung Ihrer verschiedensten Geschäftsfunktionen. Dagegen erlaubt Ihnen „Integration Platform as a Service“ (iPaaS), diese verschiedenen Dienste und Tools an einem zentralen Ort zu bündeln, sodass eine konsolidierte Kommunikation in und über die unterschiedlichen Anwendungen hinweg möglich wird. Gespeicherte Daten müssen deswegen nicht mehr in einer heterogenen Umgebung manuell synchronisiert und vielleicht fehlerhaft aktualisiert werden. Sie benötigen also weniger Zeit für den Wechsel zwischen den verschiedenen Tools. Und, Sie gewinnen mehr „Freiraum“ für Ihre Arbeit und können sich so auf das Wesentliche konzentrieren.

Das heißt, mit iPaaS rationalisieren Sie, durch die sichere Integration Ihrer Geschäftsprozesse alle von Ihnen genutzten Anwendungen und Systeme. Denn diese Integration ist die zentrale Anlaufstelle für Ihre reibungslose interne und externe Kommunikation. Außerdem können Sie, je nach Bedarf, unzählige Integrationen zwischen verschiedenen Software Plattformen erstellen. Extended EDI iPaaS macht Sie unabhängig und erlaubt Ihnen unbegrenzte virtuelle Eigenentwicklungen.

Beispielsweise verlässt sich Ihr Unternehmen auf eine ganz bestimmte Softwareanwendung, mit der Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen verkaufen. Nach einer Weile stellen Sie jedoch fest, dass sich die Anforderungs-Profile Ihrer Kunden geändert haben und daher wichtige neue Funktionen Ihrer Kernsoftware Plattform fehlen.

Hier setzt iPaaS an: Denn mit diesem Service müssen Sie für Ihre bestehende Plattform keinen neuen Softwarecode schreiben. Sie können einfach jede zusätzliche Anwendung in die bestehende Plattform integrieren, damit Ihnen die neue, von Ihnen gewünschte Funktionalität zur Verfügung steht. Eine solche Lösung spart viel Zeit und Geld und ist dabei so flexibel, dass sie sich stets an zukünftige Anforderungen anpassen kann.

Extended EDI iPaaS gibt Ihrem engagierten Team kreative Freiheit und ebenso die volle Kontrolle, um die maßgeschneiderte und somit perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu schaffen. Das schafft mehr Raum für Entwicklung, bedeutet aber auch mehr Verantwortung für Ihr Team.

 

Worin unterscheidet sich iPaaS von EDI Managed Services

Managed EDI Services und iPaaS liefern mit ihren unterschiedlichen Leistungsprofilen hochwertige digitale Upgrades für Betriebe mit herkömmlichen Anwendungen. Sie führen zu einer erheblichen Beschleunigung der Geschäftsprozesse und erfüllen so die steigenden Erwartungen von deren Kunden. Damit schließen sie bei ihrem Einsatz nicht nur menschliche Fehler aus, sondern sie erleichtern auch die Daten-Synchronisation zwischen wichtigen internen Geschäftsbereichen wie Marketing, Vertrieb und den Serviceabteilungen. Überdies sind sie Garanten für die sichere Kommunikation mit den Geschäftspartnern und Lieferanten.
Allerdings gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen den beiden Modellen, die bei der Entscheidung für die eine oder die andere Lösung berücksichtigt werden müssen.

In der folgenden Tabelle finden Sie sie aufgeführt.

Abhängig von Ihrem Bedarf kann jeder dieser Faktoren sowohl ein Vorteil wie auch ein Nachteil sein.

 

Eingeschränkte, nicht vorhandene IT-Ressourcen oder dediziertes IT Team

iPaaS erfordert in der Regel ein eigenes Team für die Verwaltung und Entwicklung ihrer Prozesse, was viele Vorteile mit sich bringt. Für Unternehmen mit geringen oder gar keinen internen Kapazitäten hingegen ist die Einrichtung einer IT-Abteilung jedoch möglicherweise keine Option. Für die Unternehmen, die diese internen Kapazitäten nicht aufbauen möchten oder aus strategischen Gründen nicht aufbauen wollen, bieten EDI Managed Services eine Lösung, um Ihr Unternehmen dennoch massiv von der Digitalisierung der Geschäftsabläufe profitieren zu lassen.

 

Ausgelagerte Systemverwaltung oder interne Systemverwaltung

Extended EDI lagert Ihren Datenaustausch vollständig an einen externen Dienstleister aus. Die umfassende Steuerung der Geschäftstätigkeit durch den Provider entlastet den Nutzer völlig von diesen Aufgaben. Andererseits erlaubt iPaaS genau eine solche In-House Verwaltung, während dagegen die Wartung der Plattform durch den „externen iPaaS-Provider “ erfolgt, was dem iPaaS- Nutzer mehr Flexibilität und praktische Kontrolle bietet.

 

Vorhandene eigene Funktionalitäten oder vorhandene Flexibilität und einzigartige Möglichkeiten

EDI-Dienste bieten eine Reihe von Funktionalitäten für den Daten- und Dokumentenaustausch an. In der Regel sind sie ziemlich standardisiert und decken die meisten Bedürfnisse vieler Nutzer gut ab. Anders iPaaS!
Hier wird den Nutzern eine viel größere Flexibilität und damit auch die Freiheit geboten, eigenständig Erweiterungen von Diensten, Transformationen und Integrationen mit Partnern vorzunehmen, die sich ganz an den spezifischen Bedürfnissen der Nutzer orientieren und von ihnen individuell festgelegt werden können.

 

Einfach und preiswert oder höherer Kostenaufwand und mehr Komplexität

EDI Managed Services sind zwar einfacher, aber dennoch sehr effektiv. Sie erfordern keine großen Vorabinvestitionen. Sie sind ein sinnvoller Kompromiss zwischen Kosten, Komplexität und Anforderungen. Andererseits bedient das hohe Innovationspotenzial von iPaaS mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Anforderungen mit komplexen Eigenschaften, die einen höheren Kostenaufwand verursachen können, der aber bedeutend niedriger ist als der Aufbau einer eigenen Integrationslösung.

 

Sollen Sie sich nun für Extended EDI iPaaS oder EDI Managed Services entscheiden?

Die Entscheidung zwischen Extended EDI iPaaS oder EDI Managed Services hängt zu guter Letzt von mehreren Schlüsselfaktoren ab:

  • Ihrer Unternehmensgröße und der Komplexität der vorhandenen IT-Systeme und -Prozesse
  • Von der Verfügbarkeit eigener IT-Ressourcen, um die neue Integrationsplattform zu betreiben
  • Von Ihrer strategischen Entscheidung, ob das Systemmanagement im Unternehmen verbleiben soll oder nicht

Für kleinere und mittlere Unternehmen werden sicherlich die Vorteile des Dokumenten- und Datenaustausches sowie die einfache, komfortable und ressourcenschonende Digitalisierung überwiegen. Sie werden sich daher in der Regel für EDI Managed Services entscheiden. Indessen werden große Unternehmen für ihre umfangreiche Wachstums-Planung flexiblere Lösungen suchen, die mit der Ausweitung ihrer Geschäfte mithalten können. Für diese Ziele ist iPaaS die richtige Wahl. Selbstverständlich sind dies jedoch keine eisernen Regeln. Die endgültige Entscheidung hängt von Ihrer Geschäfts-Situation und Ihren Präferenzen ab.

Hier noch ein paar weitere Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten.

Sie sollten sich für iPaaS entscheiden, wenn:

  • Sie über ein dediziertes IT-Team verfügen, das Ihre Systeme kontrollieren, verwalten und entwickeln kann
  • Sie mittels Innovationen versuchen, erhebliche Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen zu erzielen
  • Sie den großen Leistungsumfang, den Omnizon iPaaS bietet, optimal ausnutzen wollen
  • Sie es vorziehen, die gesamte Systemverwaltung intern abzubilden.

Sie sollten sich für EDI Managed Services entscheiden, wenn:

  • Sie über keine eigenen Unternehmensressourcen verfügen oder diese für eine neue Integrations-Lösung dafür entwickeln wollen
  • Sie Ihre Betriebsführung im großen Umfang möglichst umfangreich an einen qualifizierten Dienstleister auslagern wollen, um sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können
  • Sie in einem stabilen und klassisch-konservativen Markt tätig sind, zum Beispiel im traditionellen Rohstoff-Handel
  • Sie einfache und standardisierte operative Lösungen bevorzugen.

 

Ob Sie sich für iPaaS oder für EDI Managed Services entscheiden, die Ergebnisse werden in jedem Fall überzeugen, zu einer verbesserten Effizienz führen und für zufriedenere Kunden sorgen.

Die Digitalisierung hat sowohl das private wie das geschäftliche Leben tiefgreifend verändert. Denn sie bietet viele Vorteile, die Sie in Ihrem Unternehmen zu Ihrem Vorteil und Gewinn einsetzen können! Sie können diesen entscheidenden Geschäfts-Umbau optimal umsetzen und damit nicht nur Ihre Servicefähigkeit verbessern. Sie verleihen Ihrem Erfolg zusätzlichen Schub.

Gerne beraten wir Sie bei diesem Entscheidungsprozess und zeigen Ihnen, wie einfach und schnell die digitale Transformation umgesetzt werden und vor allem, wie passgenau sie auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann. (!)

Keine Sorge, wie auch immer Sie sich am Ende entscheiden, wir freuen uns, Sie bei dieser Entscheidung zu unterstützen und beim Erreichen Ihrer ambitionierten Geschäftsziele zu begleiten!