Was ist B2B-Integration und wie hilft sie Unternehmen?

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst wahrscheinlich auch die Zahl der Lieferanten und Partner, mit denen Sie zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten ist zwar vorteilhaft, aber die Kommunikation mit ihnen kann auch herausfordernd werden. Denn sie führt auch oft zu einer zusätzlichen Arbeitsbelastung, die sich negativ auf Produktivität und Gewinn auswirken kann.

Das ist ein häufiges Szenario, auf das wir bei Omnizon bei unseren Beratungen häufig stoßen. Gerade eine B2B Integration kann in einer solchen Situation echte Vorteile bringen.

In der Regel läuft es doch so: Ein mittelständisches Unternehmen steigt in den Handel mit einem der Großen ein. Das bedeutet, dass es sich mit seinen Geschäftsprozessen in deren Systeme integrieren muss. Das mittelständische Unternehmen erhält alle Standarddokumente (Bestellungen, Lagerrückgaben, Anfragen und Zahlungsbestätigungen usw.) elektronisch und automatisch vom Großbetrieb und muss im Gegenzug alles in der gleichen Weise zurücksenden. Anfangs „gezwungen“, sich an diese Prozedur zu halten, erkennt der Mittelständler bald die Vorteile, die sie hat, wenn er ein solches Verfahren auch mit seinen anderen, viel kleineren Partnern nutzt.

Schon bald ist das erfolgreich wachsende Unternehmen in der Lage, u. a. den Status der Rohstoffversorgung zu überprüfen, Auftragsmetriken festzulegen, die den Auftragseingang und den Materialbedarf für den nächsten Zeitraum miteinander verknüpfen und schließlich die Lagerbeständen der Lieferanten eventuell mit den Echtzeitpreisen abzugleichen. Das bedeutet, dass sie jetzt ihren Bedarf automatisch prüfen und automatisiert beim jeweils günstigsten Lieferanten bestellen können.

Diese Automatisierung wird durch den elektronischen Dokumentenaustausch möglich.. Das senkt die Kosten, verbessert die Rentabilität, nimmt Zeit aus den Lieferplänen und kann den Cashflow massiv verbessern. Und weil an diesen Prozessen immer weniger Menschen beteiligt sind, sinkt auch die Fehlerquote.

Warum Ihr Unternehmen B2B-Integration braucht

Wie groß oder klein Ihr Unternehmen auch immer sein mag, in jedem Fall kann es von der vollständigen Umsetzung der B2B-Integration profitieren. Unabhängig von Ihrer Branche, die B2B-Integration bringt Ihrem Unternehmen einige wichtige Vorteile:

• Die manuelle Dateneingabe wird reduziert – das spart viel Zeit und Geld
• Die Genauigkeit und Effizienz wird verbessert- die Produktivität wird gesteigert
• Die Geschäftsprozesse erfahren Echtzeit-Transparenz – damit Sie reagieren und sich anpassen können, wenn es darauf ankommt
• Die Zusammenarbeit mit Partnern wird verbessert – bessere Kommunikation und einfaches Onboarding von Partnern
• Die Entscheidungsfindung wird verbessert und vereinfacht – damit Sie fundierte strategische Entscheidungen treffen oder bei Problemen wie Lieferverzögerungen schnell reagieren können.

Vielleicht sind Sie ein kleines Familienunternehmen, das durch Innovationen mit einem Wachstumssprung die Geschäftsentwicklung vorantreiben und mit den Großen Ihrer Branche zusammenarbeiten möchte? Oder, Sie möchten einfach Ihre Arbeitsbelastung verringern und mehr Freizeit haben?

Oder Sie sind ein Unternehmen innerhalb einer Lieferkette, das täglich Hunderte oder Tausende von Transaktionen abwickeln muss. Deswegen möchten Sie sicherstellen, dass alles reibungslos läuft. Selbstverständlich auch an Tagen, an denen Sie eine Höchstlast an Transaktionen verarbeiten müssen, z. B. bei Schlussverkäufen oder vor den großen Feiertagen.

Kein Unternehmen ist jemals zu groß, dass es wegen digitalisierten und automatisierten B2B-Datenaustausch auf Gewinn verzichten kann, und kein Unternehmen ist jemals zu klein, um nicht von diesem Datenaustausch profitieren zu wollen.

Wie B2B-Integration funktioniert

Was genau ist also B2B-Integration? Es geht darum, verschiedene digitale Systeme, Anwendungen, Technologien und Protokolle so zu verbinden, dass sie miteinander kommunizieren und Informationen austauschen können. Ähnlich wie zwei Menschen, die unterschiedliche Sprachen sprechen, miteinander kommunizieren können, sobald sie eine dritte, von beiden gesprochene Sprache verwenden, zum Beispiel Englisch. Die Business-to-Business-Integration ermöglicht es, Technologien, die unterschiedliche Sprachen sprechen, einen gemeinsamen Datenaustausch zu finden. Dabei erledigt sie diese Aufgabe sehr schnell und natürlich viel schneller als jeder Mensch.

Das Verfahren besteht aus vier grundlegenden Schritten:

1. Informationen aus der Quellanwendung extrahieren – dies könnte eine Bestellung (PO) sein
2. das Format des Dokuments in ein standardisiertes Format konvertieren, das gemeinsam genutzt und gelesen werden kann
3. die Informationen (das Dokument) über das vereinbarte Transportprotokoll senden
4. Das Zielsystem empfängt die Informationen und wandelt sie von einem standardisierten Format zurück in ein lokal lesbares Dokument.

Das Beispiel von oben verdeutlicht die Kommunikation mit externen Systemen. Jedoch kann eine B2B-Integration auch für die Kommunikation der internen Systeme Ihres Unternehmens genutzt werden.

Formen der B2B-Integration

Wenn wir die Arten der Integration betrachten, können wir sie aus zwei Blickwinkeln klassifizieren: Was wird integriert – Daten oder Menschen – und wie wird integriert oder anders, wie sieht die Architektur der Lösung aus?

Was wird integriert:

• Die Integration auf Datenebene – z.B. wie im obigen Beispiel eine Bestellung oder bei jeder Transaktion zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen, z. B. Order-to-Cash oder Procure-to-Pay
• Die Integration auf Personenebene – wird die Integration für das Partner- und Kundenmanagement, die automatisierte Zusammenarbeit zu Behörden wie Finanzinstituten oder Logistikanbietern verwendet

Wie wird integriert:

• B2B-Integrationslösung in der Cloud – kostenfreundlich, einfach zu bedienen und am bequemsten
• B2B-Integrationslösung vor Ort – praktische interne Kontrolle, erfordert jedoch viel Zeit, Ressourcen und technisches Fachwissen und kann ein Problem darstellen, wenn Sie sich für einen Standortwechsel entscheiden, oder wenn das IT-Fachpersonal das Unternehmen verlässt
• Hybride B2B-Integrationslösung – die Bequemlichkeit und die niedrigeren Kosten einer Cloud-Lösung werden mit der Flexibilität und der Kontrolle einer Vor-Ort-Lösung kombiniert , aber sie erfordert immer noch einen erheblichen internen Aufwand und Fachwissen.

Nach 15 Jahren im B2B-Integrationsgeschäft können wir sagen, dass die EDI (Electronic Data Interchange) B2B-Integration die beste Option ist, da sie eine einfache Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse bietet und den Wunsch nach einer vollständigen Transparenz der Prozesse erfüllt

Omnizon ermöglicht eine Cloud-basierte B2B-Integration, die in der Regel die beste Wahl für Unternehmen ist. Dies gilt insbesondere für solche Firmen, die nicht über umfangreiche interne Ressourcen verfügen. Mit der Cloud-basierte iPaaS B2B/EDI-Integration können Sie alle wichtigen Daten schnell und sicher über eine einzige Plattform verarbeiten. Außerdem bietet die Integration gleichzeitig die notwendige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Das bedeutet, dass Sie neue Prozesse EDI-Lösungen implementieren können, sobald sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Sie gewährleistet echte Skalierbarkeit und unterstützt das Unternehmenswachstum, während sie gleichzeitig die sorgenfreieste Option darstellt.

Was ist ein Beispiel für eine B2B-Integration?

Nehmen wir zum Beispiel einen Automobilhersteller, der Rohstoffe beschaffen möchte.

Nach unserer Erfahrung würde der Prozess-Ablauf einer Stahlbeschaffung ohne B2B-Integration etwa so aussehen:

• Zuerst Lieferanten zu Verfügbarkeit und Preise kontaktieren
• Dann Kostenvoranschläge einholen
• Diese anschließend analysieren und vergleichen
• Schließlich die Auswahl des Lieferanten
• Eine Bestellung abschicken
• die Zahlung vornehmen
• Und schließlich eine Quittung erhalten.

Hingegen würde der Automobilhersteller bei einer vorhandenen B2B-Integration wie folgt vorgehen:

• Zuerst den Status der Rohstoffversorgung bei verschiedenen Lieferanten gleichzeitig überprüfen
• Dann Auftragsmetriken festlegen, die den Auftragseingang und den Materialbedarf für den nächsten Zeitraum miteinander verknüpfen
• Anschließend die Lagerbeständen der Lieferanten und deren Echtzeitpreisen abgleichen
• Eine automatische Bedarfsprüfung durchführen
• Eine automatische Bestellung beim preisgünstigsten Lieferanten durchführen.

Die wichtigsten Vorteile einer B2B-Integrationslösung (nach Branchen)

Unabhängig davon, welcher Branche Sie angehören, können Sie mit jeder B2B-Integration große Vorteile erzielen. Hier sind einige praxisnahe Branchen-Beispiele.

Fertigung: Einfacher Austausch von Käufer- und Lieferanteninformationen, Verwaltung von Beschaffung und Lieferung, Integration verschiedener Dateiformate und technischer Dateien.

Großhandel und Vertrieb: Schnelle Auftragsabwicklung, Lagerhaltung in der richtigen Menge, Reduzierung von Rückbuchungen sowie von Zeit und Gebühren, sichere Kommunikation mit Finanzinstituten.

Lebensmittelverarbeitung: Bessere Übersicht über die Lieferkette, genauere Planung des Lagerbestands mit weniger Verschwendung und Abfall, einfache Rückverfolgung einer Sendung bis zur Quelle und Ursprung für den Fall eines Rückrufs, Einhaltung von Sicherheitsvorschriften.

Transport und Logistik: Sicherstellung der korrekten und rechtzeitigen Lieferung von Bestellungen bis hin zu Versandbestätigungen, Integration von Lagerverwaltungssystemen, Maximierung der Kosteneffizienz bei Ladungsausschreibungen und Gewährleistung der Vertragserfüllung.

Herausforderungen bei der B2B-Integration

Bei der End-to-End-Implementierung können sowohl firmeninterne als auch Cloud-basierte B2B-Integrationslösungen vor einigen Herausforderungen stehen.

• Der Prozess mag einschüchternd und komplex erscheinen.
• Sie müssen bedenken, welche Ressourcen Sie benötigen
• Neue Technologien entwickeln sich ständig weiter, und es ist mühsam, mit ihnen Schritt zu halten.
• Es gibt eine Vielzahl von Kommunikationsprotokollen, die unterstützt werden müssen.
• Handelspartner sind möglicherweise nicht bereit, ihre Arbeitsweise zu ändern.
• Staatliche Vorschriften ändern sich und erfordern Anpassungen.

Man muss sich jedoch darüber im Klaren sein, dass eine Integration zwar nicht von heute auf morgen erfolgt, aber dass es sich dafür lohnt, Zeit zu investieren und die Hilfe von Branchenexperten und Fachleuten in Anspruch zu nehmen. Dazu ist es notwendig, einen guten, zukunftsfähigen und strukturierten Plan zu entwickeln, der sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Seine Erstellung ähnelt einem Trainingsplans ziemlich. Am Anfang mag er kompliziert erscheinen, aber mit der richtigen Anleitung kommen Sie schnell in den Genuss all seiner Vorteile und erzielen bedeutende Fortschritte. Dabei hängt alles von Ihren spezifischen Bedürfnissen ab, deshalb ist die Wahl eines zuverlässigen Anbieters von B2B-Integrationslösungen der erste Schritt auf dem Weg dorthin.

Die Zukunft der B2B-Integration

Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Trends und Technologien wird für die Zukunft der B2B-Integration Flexibilität entscheidend sein, damit man sich an alle Veränderungen und Herausforderungen leichter anpassen kann. Außerdem muss die B2B-Integration so einfach und Nutzer-freundlich wie möglich gestaltet werden, um die Anwender bei ihren wichtigen Aufgaben zu unterstützen und ihr Leben zu erleichtern. Der erforderliche Zeit- und Ressourcenaufwand wird durch den Einsatz fortschrittlicher Integration weiter abnehmen, während die Unternehmen von zeitraubenden Arbeiten entlastet werden. Insbesondere wenn die Integration von erfahrenen Integrationsfachleuten für Sie übernommen wird, und Sie dadurch große Wettbewerbsvorteile und Flexibilität erreichen.

B2B-Integration mit Omnizon richtig gemacht

Kunden fühlen sich manchmal sowohl beängstigt (Werden wir abgehängt?) als auch entmutigend (Das scheint alles so komplex), wenn sie den Stand ihrer B2B-Integration betrachten. Dazu kommt eine sehr häufige und völlig verständliche Sorge: Wie können wir das selbst zu einem erschwinglichen Preis umsetzen?

Hier kann Omnizon Ihr zuverlässiger Partner sein. Wir helfen Unternehmen, wie dem Ihren, seit Jahren und kennen nicht nur die Herausforderungen, sondern auch die Ängste, die damit verbunden sein können.

Möchten Sie die Omnizon iPaaS B2B/EDI Integrations-Plattform kostenlos und zeitlich unbegrenzt austesten? Dann können Sie Omnizon FreemiumEDI hier downloaden. Mit dieser einfach zu implementierende und leicht zu bedienende Integrationsplattform, können Sie je nach Ihrem Anforderungsprofil sofort mit Ihren Geschäftspartnern loslegen oder erst – wie in einer Sandbox – verschiedene “Business-Cases” Ihres Betriebs durchspielen!

Wir sind für alle Ihre Fragen und Anliegen da, um Sie auf Ihrem Weg zu unterstützen und Ihnen zu helfen, die beste B2B-Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.