Wie senkt EDI Kosten? 5 bewährte Methoden

Ist Ihr Wachstum-getriebenes Unternehmen mit einem komplexen, langwierigen und verwirrenden Order-to-Cash-Prozess[AvM1] verwickelt? Haben Ihre Handelspartner EDI bereits in ihre Geschäftsprozesse integriert und verlangen von Ihnen, dasselbe zu tun? Wenn ja, ist es an der Zeit, über eine B2B/EDI-Integration nachzudenken. Das ist eine standardisierte Kommunikationsmethode, um verschiedene Kommunikationsarten in einem gemeinsamen Format zu nutzen.

Obwohl EDIEDI steht für Electronic Data Interchange. Hierbei werden in standardisierten Verfahrensweisen elektronische Geschäftsdokumenten und -Daten zwischen verschiedenen Computersystemen in strukturierten Formaten transformiert und ausgetauscht. EDI beschleunigt und sichert den automatischen Austausch von Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen zwischen Handelspartnern, also Lieferanten und Kunden. Dadurch steigert EDI die Effizienz von Geschäftsprozessen und trägt so zur Rationalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen bei. (Electronic Data Interchange) den Ruf hat, komplex zu sein, spart es in der Geschäftskommunikation viel Zeit und Geld. Doch wie lassen sich diese Vorteile messen?

Da jedes Unternehmen sehr spezifisch aufgestellt ist, kann der folgende Beitrag die Vorteile von EDI für Ihr Unternehmen nicht genau beziffern. Er soll Ihnen vielmehr eine Vorstellung davon vermitteln, was EDI leisten kann und wo sich die Kostentreiber verbergen.

Lasst uns anfangen.

Der Zeitaufwand für den Bestell- und Rechnungs-Lauf

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel Zeit Sie oder Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich mit der Eingabe von Einkaufs- oder Verkaufsaufträgen, Rechnungen oder der einfachen Erfassung von Lager- oder Transportbewegungen, Frachtbriefen usw. verbringen?

Beim Einsatz von EDI kümmert sich in der Regel nur eine Person um den Einkauf und andere Aufgaben. Durch den geringeren Verwaltungsaufwand kann sich Ihr Team auf die eigentlichen und wichtigen Geschäftsaufgaben konzentrieren.

Was könnten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dieser zusätzlichen Zeit sonst tun? Als die kreativen Köpfe Ihres Unternehmens könnten sie Innovation und Wachstum vorantreiben. Schließlich ist es ausgesprochen kreativ, einen Auftrag manuell zu erstellen, oder was meinen Sie?

Wie Sie das Potenzial einer EDI-Unterstützung zur Steigerung Ihres Umsatzes oder zur Verbesserung Ihrer Geschäftsmöglichkeiten einsetzen können?

Die EDI-Installation erleichtert die Integration neuer, großer Einzelhändler: Viele sprechen erst über die Preisgestaltung, sobald Sie EDI-fähig sind. Das ist ein klarer Wertschüpfungs-Vorteil, da Sie sofort das potenzielle Auftragsvolumen abschätzen können.

Mit EDI können Sie ganz einfach neue Partner hinzufügen und den Umsatz mit bestehenden Partnern steigern, da Ihr Bestell- und Fakturierungsprozess überaus schnell und effizient ist. Darüber hinaus können Ihre Kunden, Ihren gesamten Katalog online abrufen, was zu einer umfassenderen Produktliste und zu einem höheren Umsatzpotenzial führt.

Nutzen Sie das Potenzial zur Margensteigerung durch Verbesserung der Lieferketteneffizienz

Natürlich ist alles gut, was Ihre Margen erhöht. Wenn Sie beispielsweise vom Großhandel auf die Automatisierung des Direktversands über EDI umstellen, können Sie Ihren Umsatz um weitere 10 bis 25 % des Einzelhandelswerts pro Artikel steigern, den Sie an Ihren Online-Händler abtreten müssten. Diese Umstellung verbessert nicht nur die Kontrolle über den Vertriebskanal, sondern erhöht auch die Gesamtrentabilität.

Sie können auch eine Kunden- und Produktrentabilitätsanalyse für Ihre wertvollsten Kunden durchführen, um die Gewinnspanne für jeden einzelnen Kunden zu schätzen und Ihre Betriebskosten mit EDI optimieren. So können Sie beispielsweise durch die Automatisierung der Auftragsbearbeitung und der Lagerverwaltung Ihre Kosten erheblich senken, Ihre Prozesse rationalisieren und die Gesamteffizienz verbessern.

Verbesserte Datengenauigkeit, hilft Ihnen Geld zu sparen

Jeder, der schon einmal Produkte an einen großen Einzelhändler geliefert hat und dafür bestraft wurde, weiß, dass die Eingabe falscher Informationen in Ihr System kostspielige Folgen haben kann, wenn ein Fehler passiert. Wenn Sie also die manuelle Eingabe von Bestellungen vermeiden und stattdessen EDI verwenden, verringern Sie das Risiko von Strafen und Gutschriften erheblich.

Die Genauigkeit der Daten ist für die Bestandsverwaltung auch von Nutzen. Ein Unternehmen, das EDI für die Bestandsverwaltung nutzt, kann seine Bestände täglich oder sogar stündlich überprüfen und erhält dadurch Echtzeitaktualisierungen der Bestandsbewegungen. Dies beschleunigt die Auftragsabwicklung und ermöglicht durch die Optimierung der Lieferwege eine schnellere Belieferung der Kunden. Außerdem wird der Zeitaufwand für die vorgeschriebene jährliche Inventur drastisch reduziert.

Einsparpotenzial für die Papier- und Lager-Kosten

Papierbasierte Geschäftsprozesse sind im 21. Jahrhundert für effizienzorientierte Geschäftsprozesse nicht mehr geeignet. Unternehmen, die sie dennoch einsetzen, müssen unnötige Kosten für den Druck von Formularen, Porto, Verwaltungsaufwand, Ablage und dem Wiederauffinden, bei der Dateneingabe und der manuellen Überprüfung von Informationen tragen. Darüber hinaus kann es aufgrund von Fehlern wie einer unleserlichen Handschrift bei der manuellen Dateneingabe zu Problemen bei Bestellungen, Zahlungsstreitigkeiten sowie Rechnungsabgleichen kommen. Beenden Sie diese veralteten Prozesse und berechnen Sie, wie viel Sie mit EDI sparen können.

Darüber hinaus erfordert EDI keine physische oder zusätzliche Speicherung der Dokumente. Dies macht das Abrufen und Suchen von Dokumenten wesentlich einfacher und schneller als bei herkömmlichen Papierdokumenten, insbesondere bei Dokumenten, die in verschiedenen Ordnern und Systemen gespeichert sind.

Abschließende Bemerkungen

Um die Kosteneinsparungen durch eine EDI-Integrationsplattform genau berechnen zu können, ist eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Analyse erforderlich. Die Fragen sind Was wollen Sie erreichen? Wollen Sie EDI für Materialbestellungen, Kundenauftragsabwicklung, Prognosen oder große Dateitransfers nutzen? Oder gar für alle hier genannten Prozesse? Prüfen Sie den Zeit- und Kostenaufwand für alle Aufgaben, die durch EDI ersetzt werden soll.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mehr als 10 Bestellungen pro Woche erhalten oder versenden, ist eine EDI-Integrationslösung wahrscheinlich die richtige Wahl.