Wie funktioniert EDI-Integration und wie machen Sie sie für sich nutzbar?

Das Zeitalter zeitaufwändiger Papierarbeit und des ständigen, manuellen “Neu- Abtippens” von Informationen ist längst vorbei. Dabei hilft uns die DigitalisierungDigitalisierung bezeichnet den Umwandlungsprozess analoger Informationen, Objekte oder Prozesse in ein digitales Format. Zum Einsatz kommen dabei digitale Technologien, die traditionelle Methoden, Systeme und Abläufe in digitale Äquivalente umwandeln und damit für eine effiziente digitale Prozessverarbeitung verwendbar machen. Erst dadurch werden automatisierte Vorgänge und die Integration in verschiedene Bereiche der Wirtschaft, Kommunikation und Produktion ermöglicht! längst, die Bereitstellung von Informationen zu beschleunigen, Geschäftsabläufe zu rationalisieren und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern. Moderne Unternehmen kommunizieren heute direkt über spezielle Systeme, die als EDIEDI steht für Electronic Data Interchange. Hierbei werden in standardisierten Verfahrensweisen elektronische Geschäftsdokumenten und -Daten zwischen verschiedenen Computersystemen in strukturierten Formaten transformiert und ausgetauscht. EDI beschleunigt und sichert den automatischen Austausch von Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen zwischen Handelspartnern, also Lieferanten und Kunden. Dadurch steigert EDI die Effizienz von Geschäftsprozessen und trägt so zur Rationalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen bei. (Electronic Data Interchange) bezeichnet werden. Dazu erwarten große Unternehmen von kleineren, dass sie sich daran anpassen und EDI-Technologien übernehmen. Ob Sie nun ein erfahrener EDI-Anwender sind oder bisher noch nicht wissen, was EDI wirklich für Ihr Unternehmen bedeutet, so können Sie doch schließlich auf die Vorteile der Digitalisierung zugreifen.

In diesem Blog erläutern wir, wie die EDI-Integration in der Praxis funktioniert. Dabei stützen wir uns auf unsere eigenen Erfahrungen, die wir mit Unternehmen aus den verschiedensten Branchen gemacht haben. Außerdem geben wir Antworten auf einige der häufigsten Fragen, die man im Zusammenhang mit der EDI-Integration stellt, z. B. wie: Müssen alle meine Dokumente in das gleiche FormatFormat: Der Begriff “Format” bezieht sich im Zusammenhang mit Daten und Informationen   auf die Struktur und Anordnung von Datenelementen in einer Datei oder einem Dokument. Er definiert, wie Daten organisiert, gespeichert und dargestellt werden. Unterschiedliche Formate können Textdateien, Tabellenkalkulationen, Datenbanken, Bilder und vieles mehr umfassen. konvertiert werden, z. B. EDIFACTEDIFACT bedeutet “Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport”, und ist ein internationaler Standard für die Strukturierung von Nachrichten im elektronischen Datenaustausch. Er bietet eine Reihe von standardisierten Nachrichtenformaten, die den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavisen zwischen verschiedenen Organisationen und Computersystemen erleichtern.? Was ist, wenn mein Geschäfts-Partner ein völlig anderes System verwendet? Wie soll ich diesen Übergang von Daten bewerkstelligen? Und schließlich, wird das ein Vermögen kosten?

Effiziente Digitalisierung kann Ihnen dabei helfen, zu dem idealen Geschäftspartner zu werden, den sich Ihre Lieferanten und Kunden wünschen. Sehen wir uns also zunächst an, was EDI eigentlich bedeutet undwas für einen Mehrwert Ihnen eine EDI-INTEGRATION verschafft!

Was bedeutet EDI (Elec. Data Interch/ Elek. Daten-Austausch)?

Beim elektronischen Datenaustausch werden Geschäftsdokumente – wie Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen – in elektronischer oder digitaler Form anstelle von physischen Papierdokumenten zwischen zwei Geschäftspartnern ausgetauscht. Bei diesen Partnern kann es sich um Ihre Lieferanten, Kunden, Behörden oder Finanzbehörden handeln – eigentlich um jede Organisationsform, mit der Sie in Verbindung stehen. Im Wesentlichen geht es um die Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse, so dass Sie Daten nicht mehr manuell eingeben müssen und sich in der gewonnenen Zeit auf andere, wichtigere Dinge konzentrieren können.

Vom Konzept her ist die Technologie selbst nicht neu. Sie ist schon seit über 50 Jahren bekannt. Allerdings hat sich diese Technologie und die Art und Weise, wie sie heute eingesetzt wird, erheblich weiterentwickelt. In der Vergangenheit wurden alle EDI-Systeme firmenintern und vor Ort eingesetzt, was bedeutete, dass sie ziemlich teuer waren und man eine spezialisierte IT-Abteilung brauchte, um das System zu warten und zu betreiben. Wir werden dies im Abschnitt Arten der EDI-Integration weiter unten näher erläutern.

Glücklicherweise ermöglicht die moderne Technologie es uns heute, den gesamten Prozess in die Cloud zu verlagern. Damit wird Ihre EDI-Lösung unglaublich flexibel, lässt sich bequem an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen anpassen und ist einfacher sowie kostengünstiger zu nutzen als jemals in der Vergangenheit zuvor.

EDI ist nicht mehr nur für große Unternehmen, die täglich gewaltige Datenmengen bewegen – auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können von einer intelligenten EDI-Integration enorm profitieren. Und angesichts der Zeit- und Geldersparnis, die Ihr Unternehmen nach der Einführung von EDI erzielen wird, werden Sie vielleicht bald ebenfalls zu diesen Großen gehören. Deshalb könnte unser Blogbeitrag, der das Thema B2B-Integration im Detail erklärt, ein guter Ausgangspunkt sein, um die Umsetzung in Ihrem Unternehmen vorzubereiten.

Was bedeutet EDI Integration?

Also von welchen Vorteile profitieren Sie, wenn Sie Ihr EDI-System integrieren, anstatt bei Ihrem nicht-integrierten zu bleiben?

Ein herkömmliches EDI würde eine getrennte Punkt-zu-Punkt-Verbindungen mit verschiedenen Partnern und für unterschiedliche Anforderungen einrichten. Dafür bräuchten Sie getrennte Anwendungen. Im Laufe der Zeit würde dies zu einer immer größeren Komplexität führen, da die Zahl der Verbindungen immer größer wird. Dies alles müsste von Ihrem IT-Team verwaltet werden (das seine Zeit stattdessen mit wichtigeren Aufgaben verbringen sollte.).

Eine EDI-Integration hingegen ist eine viel bessere Lösung als eine eigenständige EDI-Lösung, da sie all diese einzelnen Prozesse an einem Ort zusammenfasst und zusammenführt. Mit einem integrierten EDI können Sie Ihre Geschäftsabläufe wirklich rationalisieren und somit alle wichtigen Dokumente schnell und einfach mit verschiedenen Partnern austauschen. Und das Beste daran ist, dass Sie und Ihre Partner nicht einmal die gleichen Systeme und Dokumentenformate verwenden müssen. Ihre EDI-Integrationssoftware konvertiert sie und übersetzt sie so, dass beide Seiten sie problemlos nutzen können. Die EDI-Integration eignet sich für viele verschiedene Branchen, wie z. B. für das verarbeitende Gewerbe, den Großhandel, den Vertrieb, der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, den Transport und der Logistik, um nur einige zu nennen.

Arten der EDI-Integration

Im Folgenden werden wir Ihnen drei Arten der EDI-Integration beschreiben, damit Sie leichter erkennen, welche Sie wählen müssen, wenn Sie sich für die Einführung von EDI in Ihrem Unternehmen entscheiden.

Direkte traditionelle EDI-Integration

Die direkte Integration ist die bereits erwähnte Punkt-zu-Punkt-Verbindung. Dabei handelt es sich um eine firmeninterne Lösung vor Ort, die Ihre ERP-Software (Enterprise Resource Planning) und Ihre Geschäftspartner über ein spezielles, meist auch proprietäres Protokolll miteinander verbindet.

Überbleibsel von Anwendungen großer Unternehmen, die täglich Tausende von Transaktionen durchführten und über genügend Ressourcen verfügten, um die Kosten für die Systemwartung zu decken.

Indirekte EDI Integration

Bei der indirekten Integration erfolgt der Informationsaustausch über einen „Vermittler“, bei dem es sich um ein spezielles, geschütztes Netzwerk, ein so genanntes VAN (Value-Added Network), oder um eine Plattform handelt, wie wir sie hier bei Omnizon anbieten. In diesem Fall senden Sie und Ihre Partner einfach Ihre Dokumente. Der „Vermittler“ übernimmt dann die harte Arbeit der Übersetzung und Konvertierung der Dokumente und exportiert sie dann in das von Ihnen gewünschte und festgelegte Format.

Am besten eignet sich die indirekte EDI-IntegrationIndirekte EDI-Integration: Indirekte EDI-Integration ist eine Methode, mit der eine  Verbindung und Austausch von EDI-Dokumenten (Electronic Data Interchange) zwischen Handelspartnern durch einen Dritten, z.B. einem  Vermittler oder Dienstleistungsanbieter ermöglicht wird. Anstelle einer direkten Verbindung zwischen den Systemen zweier Handelspartner fungiert ein digitaler Vermittler quasi als Übersetzer oder Vermittler. Er nimmt die EDI-Dokumente im Namen der Handelspartner entgegen, verarbeitet sie und stellt sie den jeweiligen Partner im richtigen Format zur Verfügung. für kleine und mittlere Unternehmen, die nach einfachen und problemlosen Lösungen suchen.

Hybride EDI Integration

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der “hybriden” um eine Kombination von direkter und indirekter Integration. Mit Ihr können Sie einige Ihrer direkten Verbindungen zu bestimmten Kunden beibehalten – wenn zum Beispiel schon eine direkte EDI-Verbindung zu einem großen Kunden besteht und Sie ein standardisiertes Protokoll bereits eingerichtet haben, das Sie nicht ändern wollen. Zu allen anderen Kunden können Sie die Kommunikation auf die indirekte Lösung verlagern, die flexibler ist.

Das eignet sich am besten für Unternehmen, die einige Prozesse unter ihrer eigenen und direkten Kontrolle behalten wollen. Gleichzeitig bedeutet das aber auch, dass Sie mehr Zeit und Geld in Ihre EDI-Lösung investieren müssen.

EDI iPaaS oder EDI managed services (EDI als Dienstleistung)

Vielleicht gehört Ihr Unternehmen zu den vielen, die es vorziehen, ihren IT-Betrieb selbst zu verwalten. Hier kommt EDI Integration Platform as a Service (iPaasiPaaS steht für “Integration-Platform-as-a-Service”. Mit dieser Plattform wird eine Cloud-basierte Lösung beschrieben, die die Integration verschiedener Anwendungen, Programme, Systeme und Datenquellen innerhalb der Unternehmens Systeme erleichtert. iPaaS bietet vorgefertigte Konnektoren, APIs, Datenumwandlungstools und Workflow-Funktionen, durch die Unternehmen nahtlose Datenflüsse erstellen und verschiedene Anwendungen integrieren können, ohne dass eine umfangreiche Kodierung oder eine zusätzliche Infrastrukturverwaltung erforderlich ist.) ins Spiel. Ihr Hauptvorteil besteht darin, dass sie praktisch unbegrenzte Möglichkeiten für eine unabhängige Eigenentwicklung erlaubt. Es handelt sich um eine hybride Lösung, die nach unserer Erfahrung sich in der Regel am besten für Unternehmen eignet, die über ein eigenes IT-Team verfügen. Bei Omnizon haben wir eng mit vielen internen Teams zusammengearbeitet und ihre am häufigsten wiederkehrenden „Anforderungen“ gesammelt. Viele davon haben wir in unsere eigene Version von iPaaS, dem Extended B2B/EDI“Business-to-Busines”s Electronic Data Interchange. B2B/EDI ist eine standardisierte Methode, mit der Handelspartner in einem strukturierten Format ihre Geschäftsdokumente elektronisch miteinander austauschen können. Dabei automatisiert B2B/EDI die nahtlose Kommunikation und Transaktionsverarbeitung unterschiedlicher Prozesse zwischen verschiedenen Unternehmen wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine. iPaaS, einfließen lassen. Sie verschafft Omnizon Anwendern einen Vorteil, der uns von den üblichen iPaaS-Anbietern abhebt.

Bei EDI-Managed Services handelt es sich um eine vollständig gemanagte Integration, d. h. es handelt sich zwar um eine indirekte Art der Verbindung, bei der Ihre Vorgänge aber von einem erfahrenen Dienstleister verwaltet werden.

Mehr über diese beiden Arten der Integration erfahren Sie in unserem Artikel, der Ihnen alle Details erläutert und Ihnen die Vor- und Nachteile beider Lösungen auflistet.

Vorteile einer EDI Integration

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das Dokumente mit Geschäftspartnern austauscht, können Sie von der EDI-Integration profitieren. Jedes Unternehmen kann die universellen Vorteile der EDI-Integration nutzen, wie z. B.:

• geringerer Bedarf an manueller Dateneingabe
• geringere Fehlerwahrscheinlichkeit (keine versehentlich hinzugefügte Nullen oder verpasste Daten)
• Echtzeit-Transparenz der Geschäftsprozesse
• verbesserte Zusammenarbeit mit Partnern
• langfristige Zeit- und Kosteneinsparungen
• verbesserte geschäftliche Effizienz.

Betrachten wir nun einige spezifische Vorteile für unsere Kunden, die Omnizon-Services nutzen, abhängig von der Größe ihres Unternehmens und dem Grad der Digitalisierung bei ihren Partnern.

ERP-Nutzer vs. Nicht-ERP-Nutzer

Viele Unternehmen nutzen ein Enterprise Resource Planning (ERPERP Die Abkürzung “ERP” steht für “Enterprise-Ressource-Planning” und beschreibt eine zentrale Programm-Anwendung, mit der Unternehmen ihre gesamte betriebliche Infrastruktur, auch so genannte “Ressourcen” wie Finanzen, Lieferketten-Management, Bestandswesen, Lagerwesen, Kunden und viele Funktionen mehr verwalten. Durch ERP-Anwendungen bündeln Unternehmen die dafür notwendige Steuerung und automatisieren ihre wichtigsten Geschäftsprozesse in einer zentralisierten Datenbank. ERP stellt hierfür die erforderlichen Ressourcen bereit, die  den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Unternehmensabteilungen erleichtern.)-System, um Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Versandbestätigungen an ihre Partner zu senden. Eine integrierte EDI-Lösung macht Ihr ERP-System jedoch noch effektiver. Sie bietet zusätzliche Vorteile und die gute Nachricht ist, dass dafür keine direkte Anpassung an Ihr bestehendes ERP-System erforderlich ist. Sie brauchen nichts an Ihrem System zu ändern, denn unsere Lösung passt sich Ihnen an.

Bei Omnizon bieten wir Enterprise EDI als Basis an! Aber darüber hinaus stellen wir den Zugang zu einem intuitiven Web-EDI-Lieferantenportal (Supplier Portal) bereit. Das bedeutet, dass Ihre Partner, selbst wenn sie über kein ERP-System verfügen oder ihr bestehendes nicht angepasst werden kann, Ihnen trotzdem Dokumente senden und Ihre EDI-Integration nutzen können. Sie brauchen dafür nur das Lieferantenportal aufzurufen, das Dokument in einem beliebigen Browser zu öffnen und alle erforderlichen Dokumente zu erstellen, um sie an Sie zurückzusenden.

Einige Partner mögen dazu anfänglich Bedenken äußern, wenn sie eine neue Art der Geschäftsabwicklung einführen, aber in der Praxis erleben wir, dass sie schnell erkennen, wie viel besser und einfacher es ist, mit einem zuverlässigen EDI-Integrationssystem zu arbeiten.

Großunternehmen versus KMU

Wie wir bereits erwähnt haben, profitieren sowohl große als auch kleine Unternehmen von der EDI-Integration. Großen Unternehmen ermöglicht die EDI-Integration eine viel einfachere Kommunikation mit weniger direkten Verbindungen, eine organisierte und zentralisierte Stelle für eine bessere Sichtbarkeit der Geschäftsprozesse, eine einfachere Anpassung und höhere Flexibilität sowie ein geringerer Wartungsaufwand für bestehende EDI-Systeme.

Kleine und mittlere Unternehmen, die bisher keine EDI-Lösung hatten, können ihre Geschäftsprozesse erheblich beschleunigen – beginnend bei der Suche nach dem besten und günstigsten Lieferanten bis hin zu einem schnelleren Zahlungseingang durch eine schnellere Rechnungsbearbeitung, was schon an sich ein unmittelbarer Vorteil ist.
Weniger Zeit verschwendet = mehr Geld verdient.
Außerdem ist es sehr einfach, Ihre Partner in diesen Prozess einzubeziehen, da sie dies über unser Lieferantenportal völlig kostenlos tun können. Dafür sind keine Vorkenntnisse erforderlich – alles ist völlig intuitiv und Sie können sich jederzeit an uns wenden, wenn Sie Hilfe und Anleitung benötigen.

Wie eine EDI Integration arbeitet

Um eine erfolgreiche Integration umzusetzen, müssen Sie zunächst Ihre Geschäftsprozesse organisieren. Denn Sie können nichts automatisieren, ohne diese Prozesse vorher im Detail zu definieren. Anschließend sollten Sie mit Ihren Geschäftspartnern sprechen und ihnen die Vorteile für beide Seiten erläutern. Mit Ihren Partnern legen Sie das Protokoll und das Dokumentenformat für den Import und Export fest, und die Plattform nimmt die notwendigen Anpassungen vor.

Anwendungsfall EDI-Integration – einfaches Partner-Onboarding

Schauen wir uns ein Beispiel eines Kunden an, der bereits EDI nutzte, aber Schwierigkeiten hatte, neue Partner einzubinden.

Dieser Kunde verwendete ein altes EDI-System, das von einem professionellen IT-Team gewartet und entwickelt wurde. Das bedeutete, dass er jedes Mal, wenn er eine Verbindung zu einem neuen Partner herstellen wollte, einen IT-Fachmann damit beauftragen musste, eine neue Punkt-zu-Punkt-Verbindung zu seinem bestehenden lokalen EDI-System herzustellen und sie einzubinden. Dies war ein komplizierter Prozess, der viel Geld kostete, Zeit für die Implementierung benötigte und nicht besonders benutzerfreundlich war.

Der Kunde beschloss, sein EDI-System in die Cloud zu verlagern, um eine bessere Skalierbarkeit zu erreichen und die ständigen Investitionen in die IT-Infrastruktur zu verringern. Nach EDI-Integration seines Unternehmens (in der Cloud) kann er nun neue Partner ohne Kosten hinzufügen, im Gegensatz zum vorherigen Szenario, das jedes Mal neue Investitionen erforderte. Weiters kommt dazu, dass Unternehmen gerne mit Unternehmen zusammenarbeiten, die einfache Lösungen für Geschäftsprozesse anbieten. Denn eine solche EDI-Integration macht auch diesen Kunden wettbewerbsfähiger und attraktiver.

Moderne EDI-Integration ist so konzipiert, dass sie sich mit Ihnen stets weiterentwickelt und sich an Ihre Anforderungen anpasst. Sie wird in Hinblick auf zukünftige Entwicklungen vorgenommen und stellt aus diesem Grund auch ihre Unterstützung nicht ein, sobald das System alt oder fehlerhaft wird, wie es bei einer zunehmenden Anzahl herkömmlicher Alt- Systemen der Fall ist. Mit EDI-Integration bleiben Sie zukunftssicher und werden der zuverlässige Partner werden, den Ihre Partner suchen und ebenfalls brauchen.

Helfen Sie uns, damit wir Ihrem Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen und es so die Spitzenposition einnimmt, die es verdient. Wir sind für Sie da, um alle Ihre Fragen und Anliegen zu beantworten und Sie bei der Umstellung zu unterstützen, damit Sie das Beste aus Ihrer EDI-Integration herausholen.