O que é  EDI e como ela pode te ajudar?

A era da papelada demorada e da redigitação manual de informações já passou há muito tempo. A digitalizaçãoDigitalization – Digitalização é o processo de conversão de informações, objetos ou processos analógicos em um formato digital. Ela envolve o uso de tecnologias digitais para transformar métodos, sistemas e operações tradicionais em equivalentes digitais, permitindo maior eficiência, automação e integração em vários domínios, como negócios, comunicação e produção. veio para nos ajudar a acelerar a entrega de informações, simplificar as operações comerciais e reduzir o risco de erro humano. As empresas modernas agora se comunicam diretamente através de sistemas especializados chamados EDIEDI (sigla do inglês) significa Intercâmbio Eletrônico de Dados. É um método padronizado para a troca eletrônica de documentos comerciais entre diferentes sistemas de computador em um formato estruturado. O EDI permite a troca automatizada de documentos como pedidos de compra, faturas e avisos de remessa entre parceiros comerciais, ajudando a agilizar e automatizar processos de negócios. (electronic data interchange,) e as grandes empresas esperam que as empresas menores se adaptem e adotem. Seja você um usuário experiente de EDI ou se não tem ideia do que EDI realmente significa, você pode colher os benefícios da digitalização.

Nesse artigo, vamos explicar como a integração EDI funciona na prática, com base em nossa própria experiência com empresas de vários setores. Também forneceremos respostas a algumas das perguntas comuns que as pessoas costumam fazer quando se trata de integração EDI, como: Tenho que converter todos os meus documentos para o mesmo formato, como EDIFACTEDIFACT: é a sigla para Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport (ou ‘intercâmbio eletrônico de dados para administração, comércio e transporte’). É um padrão internacional para a estruturação de mensagens de intercâmbio eletrônico de dados. Ele fornece um conjunto de formatos de mensagem padronizados que facilitam a troca de documentos comerciais, como ordens de compra, faturas e avisos de remessa, entre diferentes organizações e sistemas de computador.? E se meu parceiro estiver usando um sistema completamente diferente? Como vou fazer a transição? Isso vai custar uma fortuna?

Uma digitalização eficiente pode te ajudar a se tornar o parceiro de negócios ideal, então primeiro vamos ver o que significa EDI e como ele é diferente da integração EDI.

O QUE SIGNIFICA EDI

Electronic Data Interchange ou EDI é uma maneira de realizar a troca de documentos comerciais, como pedidosOrders/Purchase Order – Pedidos/Ordem de Compra A mensagem ORDERS (ou, PEDIDOS) é usada para transmitir uma solicitação de mercadorias ou serviços de um comprador para um vendedor. Ela inclui informações sobre os itens solicitados, quantidades, preços, detalhes de entrega e quaisquer outros termos e condições relevantes. A mensagem ORDERS serve como um documento oficial para iniciar o processo de compra., remessas, notas fiscais e faturas, na forma de documentos eletrônicos ou digitais, em vez de documentos físicos em papel, entre dois parceiros comerciais. Esses parceiros podem ser seus fornecedores, clientes, instituições governamentais ou financeiras, ou seja, qualquer pessoa com quem você se relacione. Essencialmente, é uma maneira de automatizar processos comerciais para que você não precise mais inserir dados manualmente e possa usar esse tempo extra para se concentrar em outras coisas mais importantes.

O conceito da tecnologia em si não é novo, pois já existe há mais de 50 anos. Porém a forma como essa tecnologia é aplicada atualmente evoluiu significativamente. No passado, todos os sistemas de EDI costumavam ser internos, no local, o que significava que eram bastante caros e que você precisava ter um departamento de TI especializado para manter e executar o sistema. Explicaremos isso em mais detalhes na seção Tipos de Integração de EDI, abaixo.

Felizmente, a tecnologia moderna nos permitiu transferir todo o processo para a nuvem, o que significa que a sua solução de EDI pode ser incrivelmente flexível, adaptável às necessidades comerciais em constante mudança e muito mais fácil e econômica de usar do que no passado.

O EDI não é mais apenas para as grandes empresas que movimentam grandes quantidades de dados diariamente – as pequenas e médias empresas (SMBs) podem obter enormes benefícios com uma integração inteligente de EDI e, com todo o tempo e dinheiro que sua empresa vai economizar após a implementação do EDI, você pode acabar se juntando aos grandes. Um ótimo ponto de partida para aprender sobre a integração B2B e como ela pode ajudar sua empresa é nossa postagem no blog, que explica esse tópico em detalhes.

O que é EDI?

Então, o que acontece quando você integra seu EDI, em vez de permanecer com um sistema de EDI não integrado?

A abordagem tradicional de EDI seria ter conexões ponto a ponto separadas com diferentes parceiros e para diferentes necessidades. Seria necessário ter aplicativos separados, o que, previsivelmente, resultaria em muita complexidade ao longo do tempo, à medida que o número de conexões aumentasse cada vez mais. Tudo isso teria que ser gerenciado pela sua equipe de TI (que poderia, em vez disso, dedicar seu tempo a outras coisas úteis).

Uma integração de EDI, por outro lado, é uma solução muito melhor do que a EDI autônoma, pois consolida todos esses processos individuais em um único lugar. Com um EDI integrado, você pode realmente otimizar suas operações comerciais, trocando de forma rápida e fácil todos os seus documentos importantes com vários parceiros. E a melhor parte é: você e seus parceiros não precisam usar os mesmos sistemas e formatos de documentos. Você pode continuar usando os que já tem ou prefere, e seu software de integração EDI os converterá e traduzirá para que ambos os lados possam usá-los facilmente. A integração de EDI é adequada para muitas indústrias diferentes, como manufatura, atacado e distribuição, alimentos e bebidas, transporte e logística, para citar apenas algumas.

Tipos de Integração de EDI

Aqui, vamos identificar os três tipos de integração de EDI para que você saiba qual deles escolher quando decidir implementar o EDI em sua empresa.

Integração Direta Tradicional de EDI

A integração direta é a conexão ponto a ponto que já mencionamos. É uma solução interna e local que conecta o seu software ERPERP significa Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais). Refere-se a um conjunto de aplicativos de software integrados que as organizações usam para gerenciar e automatizar seus principais processos de negócios. Os sistemas ERP normalmente incluem módulos para finanças, recursos humanos, gerenciamento da cadeia de suprimentos, controle de estoque e outras funções, fornecendo um banco de dados centralizado e facilitando o fluxo de informações entre diferentes departamentos. (Planejamento de Recursos Empresariais) e seus parceiros de negócios usando um protocolo específico.

É um legado das grandes corporações com milhares de transações diárias e com recursos suficientes para cobrir o custo de manutenção do sistema.

Integração Indireta de EDI

Na integração indireta, a troca de informações ocorre usando um “intermediário”, que pode ser um tipo especial de rede protegida chamada VAN (Rede de Valor Agregado) ou pode ser uma plataforma, como a que oferecemos aqui na Omnizon. Nesse caso, você e seus parceiros simplesmente enviam seus documentos, o “intermediário” faz o trabalho pesado de traduzir e converter o documento e, em seguida, exporta-o no formato que você deseja e definiu.

A integração indireta de EDIA integração indireta de EDI se refere a um método de conexão e troca de documentos de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) entre parceiros comerciais através de um intermediário ou provedor de serviços terceirizado. Em vez de estabelecer uma conexão direta entre os sistemas de dois parceiros comerciais, o intermediário atua como um tradutor ou facilitador, recebendo e processando documentos EDI em nome dos parceiros comerciais e disponibilizando-os para os respectivos parceiros no formato correto. é mais adequada para empresas de pequeno e médio porte que buscam simplicidade e soluções sem complicações.

Integração EDI Híbrida

Como o próprio nome diz, esse é um tipo de integração que combina integração direta e indireta. Você pode manter algumas de suas conexões diretas com determinados clientes – por exemplo, se já tiver uma conexão EDI direta com um grande cliente e tiver estabelecido um protocolo padronizado que não deseja alterar – e transferir todas as outras comunicações para a solução indireta, que é mais flexível.

Isso é mais adequado para empresas que desejam manter alguns processos sob seu próprio controle direto, mas também significa que será necessário investir mais tempo e dinheiro em sua solução de EDI.

EDI iPaaS versus Serviços Gerenciados de EDI

Talvez você seja uma das muitas empresas que preferem gerenciar suas próprias operações de TI. É aí que entra em cena a Plataforma de Integração como Serviço (iPaaS) EDI. Sua principal vantagem é que ela oferece possibilidades praticamente infinitas de desenvolvimento interno independente. Trata-se de uma solução híbrida que, segundo nossa experiência, geralmente é mais adequada para empresas com uma equipe de TI dedicada. Na Omnizon, trabalhamos em estreita colaboração com muitas equipes internas e coletamos suas “necessidades e desejos” mais recorrentes e incluímos muitos deles em nossa própria versão de iPaaSiPaaS é a sigla para Integration Platform as a Service (Plataforma de Integração como Serviço). A iPaaS fornece conectores pré-construídos, ferramentas de transformação de dados e recursos de fluxo de trabalho, permitindo que as empresas criem fluxos de dados contínuos e integrem vários aplicativos sem a necessidade de codificação extensiva ou gerenciamento de infraestrutura., o Extended EDI iPaaS, ou iPaaS de Edi EstendidoExtended EDI – EDI Estendido se refere a uma versão ampliada do Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI), que envolve a troca eletrônica de documentos comerciais entre parceiros comerciais. O EDI estendido normalmente inclui funcionalidades e recursos adicionais além dos padrões tradicionais de EDI, como suporte a mais formatos de dados, validação aprimorada de dados e integração com outros sistemas ou tecnologias. No caso da plataforma Omnizon B2B/EDI, trata-se de um grupo de módulos adicionais, como o Portal do Fornecedor, o Portal do Cliente, o Faturamento Eletrônico, a entrega Speedox e o Arquivo Eletrônico., algo que dá aos usuários uma vantagem inicial e que nos diferencia dos provedores de iPaaS padrão.

Os serviços gerenciadosManaged Services – Serviços Gerenciados Serviços Gerenciados se referem a serviços terceirizados feitos por um fornecedor ou prestador de serviços terceirizado para gerenciar e lidar com aspectos específicos das operações ou da infraestrutura tecnológica de uma organização. Em geral, esses serviços são fornecidos de acordo com um contrato/acordo de nível de serviço (sigla SLA, de Service Level Agreement) e podem incluir atividades como serviços de EDI, suporte de TI, gerenciamento de rede, backup de dados, monitoramento de segurança e muito mais. de EDI são uma integração totalmente gerenciada, o que a tornaria um tipo indireto de conexão, e suas operações são gerenciadas por um provedor de serviços experiente.

Você pode ler mais sobre esses dois tipos de integração em nosso artigo, onde explicamos todos os detalhes e listamos as vantagens e desvantagens de ambas as soluções.

Vantagens da Integração EDI

Se você é uma empresa que troca documentos com parceiros comerciais, pode se beneficiar da integração EDI. Qualquer empresa pode aproveitar as vantagens universais da integração de EDI, tais como:

• menor necessidade de entrada manual de dados
• baixa chance de erro (sem zeros adicionados acidentalmente ou datas perdidas)
• visibilidade em tempo real dos processos de negócios
• colaboração aprimorada com parceiros
• economia de tempo e dinheiro a longo prazo
• maior eficiência comercial.

Agora, vejamos algumas vantagens específicas para nossos clientes que usam os serviços da Omnizon, dependendo do tamanho de sua empresa e do nível de digitalização com seus parceiros.

Usuários com ERP versus Usuário sem ERP

Muitas empresas usam um sistema ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) para enviar documentos como pedidos de compra, faturas e confirmações de remessa para seus parceiros. Uma solução EDI integrada tornará seu sistema ERP ainda mais eficaz, proporcionará benefícios adicionais e a boa notícia é que não há necessidade de personalização direta em seu sistema ERP já existente. Você não precisa alterar nada em seu sistema, pois nossa solução se adapta a você.

Na Omnizon, nós oferecemos o EDI Empresarial como base, mas, além disso, podemos fornecer acesso a um Portal do FornecedorSupplier Portal – Portal do Fornecedor O Portal do Fornecedor da Omnizon é uma interface baseada na web da nossa plataforma que facilita a comunicação, a colaboração e as atividades transacionais entre uma empresa e seus fornecedores. Ele permite que os fornecedores acessem informações relevantes, recebam ordens de compra, enviem faturas, atualizem os níveis de estoque, gerenciem catálogos de produtos e se comuniquem com a equipe de compras ou da cadeia de suprimentos da empresa. Os portais de fornecedores simplificam e automatizam o processo de aprovisionamento, aumentando a transparência e a eficiência na gestão de fornecedores. Web EDI intuitivo. Isso significa que, mesmo que seus parceiros não tenham um sistema ERP ou que ele não possa ser personalizado, eles ainda poderão enviar documentos e ‘pegar carona’ na sua integração EDI. Eles só precisam acessar o portal do fornecedor, abrir o documento em qualquer navegador e criar quaisquer documentos necessários para enviar de volta para você.

Alguns parceiros podem expressar preocupações iniciais ao mudar para uma nova forma de fazer negócios, mas, na prática, testemunhamos que eles percebem rapidamente como é muito melhor e mais simples trabalhar com um sistema confiável de integração de EDI.

Empresa x SMB

Como já mencionamos, tanto as grandes quanto as pequenas empresas podem se beneficiar da integração de EDI. No caso das grandes empresas, a integração EDI permite uma comunicação muito mais simples com menos conexões diretas, um local organizado e centralizado para melhor visibilidade dos processos de negócios, adaptação mais fácil e maior flexibilidade, além de menos manutenção dos sistemas EDI existentes.

As pequenas e médias empresas sem nenhuma solução EDI anterior podem acelerar significativamente tudo, desde encontrar o melhor e mais econômico fornecedor até receber pagamentos mais rapidamente devido ao processamento mais rápido das faturas, o que, por si só, já é um benefício imediato. Menos tempo desperdiçado = mais dinheiro ganho. Além disso, é muito fácil incluir os seus parceiros nesse processo, pois é totalmente grátis através do nosso portal de fornecedores. E não é necessário nenhum conhecimento prévio – tudo é completamente intuitivo e você sempre pode entrar em contato conosco para obter ajuda e orientação.

Como Funciona a Integração EDI?

Para implementar uma integração bem-sucedida, o primeiro passo é organizar seus processos de negócios, pois não é possível automatizar algo sem definir esses processos em detalhes. Em seguida, você deve se comunicar com seus parceiros e explicar os benefícios para ambos os lados. Com seus parceiros, você define o protocolo e o formato do documento para importação e exportação, e a plataforma faz os ajustes necessários.

Caso de Uso de Integração EDI – Integração Fácil de Parceiros

Vamos dar uma olhada no exemplo de um cliente que já estava usando EDI, mas tinha dificuldades para integrar novos parceiros.

Esse cliente estava usando um sistema de EDI legacy (legado) que era mantido e projetado por uma equipe de TI profissional. Isso significava que, sempre que desejava se conectar com um novo parceiro, era necessário que um profissional de TI criasse e adicionasse uma nova conexão ponto a ponto ao sistema EDI local existente. Esse era um processo complicado que custava dinheiro, exigia tempo para ser implementado e não era muito fácil de usar.

O cliente decidiu migrar seu EDI para a nuvem para obter maior escalabilidade e reduzir o investimento em infraestrutura de TI. Após a integração do EDI, agora eles podem adicionar novos parceiros sem custo, em comparação com o cenário anterior, que exigia investimento todas as vezes. Além disso, as empresas gostam de cooperar com empresas que oferecem soluções simples, portanto, a integração EDI também tornou esse cliente mais competitivo e atraente.

A integração moderna de EDI foi projetada para evoluir com você e se adaptar às suas necessidades. Ela é realizada tendo em mente os desenvolvimentos futuros e não deixará de fornecer suporte quando o sistema ficar velho ou com defeito, como acontece com um número cada vez maior de fornecedores de sistemas legados. Com a integração de EDI, você está preparado para o futuro e pode ser o parceiro confiável de que seus parceiros precisam.

Nos ajude a te ajudar a expandir seus negócios e a se posicionar na liderança. Nós estamos aqui para responder a todas as suas dúvidas e preocupações, para te apoiar nessa transição e para te ajudar a obter o máximo da sua integração EDI.