Como o EDI reduz despesas? 5 métodos comprovados

Apesar de sua reputação de complexidade, o EDIEDI (sigla do inglês) significa Intercâmbio Eletrônico de Dados. É um método padronizado para a troca eletrônica de documentos comerciais entre diferentes sistemas de computador em um formato estruturado. O EDI permite a troca automatizada de documentos como pedidos de compra, faturas e avisos de remessa entre parceiros comerciais, ajudando a agilizar e automatizar processos de negócios. (Intercâmbio Eletrônico de Dados) pode economizar significativamente tempo e dinheiro na comunicação entre empresas. Mas como quantificar esses benefícios?

Este artigo não vai fornecer um cálculo exato dos benefícios do EDI para a sua empresa, pois cada negócio é único. Mas vai te dar uma ideia do que o EDI faz bem e onde identificar geradores de valor.

Vamos começar.

O tempo que você gasta no processo de pedido-a-pagamento

Você já pensou em quanto tempo você ou seus funcionários passam a cada dia inserindo manualmente pedidosOrders/Purchase Order – Pedidos/Ordem de Compra A mensagem ORDERS (ou, PEDIDOS) é usada para transmitir uma solicitação de mercadorias ou serviços de um comprador para um vendedor. Ela inclui informações sobre os itens solicitados, quantidades, preços, detalhes de entrega e quaisquer outros termos e condições relevantes. A mensagem ORDERS serve como um documento oficial para iniciar o processo de compra. de compra, pedidos de venda e faturas… ou digitando movimentos de depósito ou transporte, notas de consignação, entre outros?

Com o EDI, geralmente você terá uma pessoa para lidar com compras e outras tarefas. Essa redução na burocracia libera sua equipe para se concentrar em reais atividades de negócios.

O que mais seus funcionários poderiam estar fazendo com esse tempo extra? Eles são os mestres criativos do seu negócio, capazes de impulsionar a inovação e o crescimento. Afinal, não há muita criatividade em criar manualmente um pedido de compra, né?

O potencial de aumentar as vendas ou garantir mais oportunidades estando habilitado para EDI

Estar configurado com EDI facilita a integração de grandes novos varejistas: hoje, muitos nem discutirão preços até que você seja capaz de utilizar EDI. Essa é uma fonte clara de retorno, pois você pode avaliar imediatamente o tamanho potencial dos pedidos deles.

Com o EDI, você pode facilmente adicionar novos parceiros e aumentar o número de vendas dos existentes simplesmente porque seu processo de pedido-a-pagamento é rápido e eficiente. Além disso, o EDI permite que seus clientes carreguem todo o seu catálogo online, o que implica listagens de produtos mais extensas e maiores vendas potenciais.

O potencial de aumentar as margens ao melhorar a eficiência da sua cadeia de suprimentos

Qualquer coisa que aumente margens é uma boa ideia. Por exemplo, mudar de vendas em atacado para oferecer automação de entrega direta através do EDI pode aumentar sua receita em 10-25% do valor de varejo por item vendido para vendedores online. Essa mudança não só melhora seu controle sobre o canal de vendas, mas também aumenta a lucratividade geral.

Você também pode conduzir uma análise de custo-para-servir seus clientes mais valiosos, estimar as margens de lucro para cada um e otimizar seus custos operacionais com o EDI. Por exemplo, automatizar o processamento de pedidos e a gestão de estoque pode reduzir significativamente as despesas, simplificar operações e melhorar a eficiência geral.

A melhoria na precisão dos dados está economizando seu dinheiro de várias maneiras

Qualquer pessoa que já enviou produtos para um grande varejista e foi penalizada financeiramente sabe que inserir informações erradas em seu sistema pode ter ramificações caras se ocorrer um erro. Por este motivo, evitar a inserção manual de pedidos utilizando EDI realmente reduz o risco de penalidades e créditos.
A precisão dos dados também ajuda na gestão de estoques. Uma empresa que usa EDI para gestão de estoques pode checar seus estoques diariamente ou até mesmo a cada hora, fornecendo atualizações em tempo real sobre o movimento do estoque. Isso acelera o processamento de pedidos e permite entregas mais rápidas aos clientes, otimizando as rotas de entrega. Além disso, reduz drasticamente o tempo necessário para a auditoria anual obrigatória de inventário.

Economias de papel e armazenamento de documentos

Não queira depender de processos comerciais no formato de papel impresso no século 21. Empresas que fazem isso têm que cobrir custos como impressão de formulários, postagem, despesas administrativas para arquivamento e recuperação, entrada de dados e validaçãoA validação refere-se ao processo de verificação ou confirmação da precisão, integridade e conformidade de dados, documentos ou sistemas em relação a regras, padrões ou requisitos predefinidos. Ela garante que os dados ou o sistema atendam aos critérios especificados e sejam adequados à finalidade pretendida. A validação pode envolver várias verificações, como validação de formato, validação de tipo de dados, validação de regras comerciais ou validação de conformidade regulatória. manual de informações. Além disso, há dores de cabeça como disputas de pedidos de compra ou pagamento e reconciliação de faturas devido a erros como caligrafia ilegível e entrada manual de dados. Atualize os processos da sua empresa e calcule o quanto você poderia economizar ao utilizar EDI.

Além disso, com o EDI, não há necessidade de armazenamento físico ou adicional de documentos. Isso torna a recuperação de documentos muito mais fácil e rápida do que ter que lidar com documentos tradicionais em papel ou aqueles armazenados em várias pastas e sistemas.

Considerações finais

Se você deseja quantificar as economias de custo de uma plataforma de integração EDI, precisa realizar um estudo específico para seu negócio; o que você está tentando alcançar? Pretende utilizar o EDI para pedidos de materiais, processamento de pedidos de clientes, previsão ou transferências de arquivos grandes? Ou todas essas opções? Calcule o tempo e os custos do que o sistema EDI substituirá.

Se o seu negócio está crescendo e você está recebendo mais de 10 pedidos por semana, uma solução de integração EDI provavelmente é a escolha certa.