Sistema EDI y Transacciones EDI – Explicadas

Omnizon - Sistema Edi Y Transacciones Edi – Explicadas

Aprende sobre las transacciones EDI más comunes, qué son y cómo funcionan. Descubre por qué necesita un buen sistema EDI y cómo funciona.


El intercambio electrónico de datos se utiliza para traducir y transmitir información comercial entre dos partes digitalmente, por ejemplo, cuando un comprador envía una orden de compra a un proveedor. Para realizar esta comunicación con éxito, hay algunos estándares y protocolos a los que tú y tu socio deben conformarse. Los estándares variarán dependiendo de dónde estés ubicado y en qué industria operes. Afortunadamente, no necesitas saber mucho sobre los estándares y protocolos porque hay proveedores de servicios especiales que hacen todo el trabajo duro por ti. En este artículo, vamos a explicar qué son las transacciones EDI. EDI significa Intercambio Electrónico de Datos. Es un método estandarizado para intercambiar documentos comerciales electrónicamente entre diferentes sistemas informáticos en un formato estructurado. EDI permite el intercambio automatizado de documentos como órdenes de compra, facturas y avisos de envío entre socios comerciales, ayudando a agilizar y automatizar los procesos comerciales ¿Qué significan todos estos códigos y por qué es importante utilizar un sistema EDI? La interconexión entre redes públicas o privadas, que permite la transmisión de documentos en formato EDI a través de múltiples redes. Para comenzar a usar esta tecnología en tu beneficio, no se requiere conocimiento especial. Todo lo que necesitas hacer es exportar el documento en el formato especificado y enviar los documentos a tu sisema EDI, luego el software hace el trabajo de traducir esto a un formato que es legible por el sistema ERP del destinatario. Entonces, primer paso, veamos más de cerca exactamente qué es un sistema EDI.

¿Qué es un sistema EDI?

Un sistema EDI es esencialmente un software que permite el intercambio electrónico de documentos entre socios comerciales exitoso, utilizando el estándar EDI apropiado. Tu sistema EDI puede traducir formatos de documentos de un sistema ERP a otro, lo que significa que actúa como intermediario entre dos sistemas que hablan un idioma diferente – tal qual que un traductor humano facilita la comunicación entre personas que hablan idiomas diferentes. También es importante señalar aquí que, aunque a veces puedas comunicarte directamente con otro sistema ERP, comunicarse a través de un sistema EDI es una opción mucho mejor, ya que los sistemas EDI proporcionan más canales de comunicación que los sistemas ERP individuales. Esto es importante porque las opciones de comunicación de tu ERP pueden ser limitadas y dependerán de tu país o industria, mientras que un sistema EDI puede superar esas diferencias y facilitar la comunicación fácil entre países y entre industrias.

¿Qué son las Transacciones EDI?

Las transacciones EDI son documentos comerciales electrónicos estandarizados que tu sistema EDI puede utilizar. Los tipos más comunes de transacciones EDI – o documentos – que todas las industrias utilizan son las órdenes de compra (ORDERS). El mensaje ORDERS se utiliza para transmitir una solicitud de bienes o servicios de un comprador a un vendedor. Incluye información sobre los artículos solicitados, cantidades, precios, detalles de entrega y cualquier otro término y condición relevante. El mensaje ORDERS sirve como documento oficial para iniciar el proceso de compra. (POs) y facturas. Cualquier documento de transacción EDI debe contener algunos datos clave, en cumplimiento con los requisitos EDI apropiados. Sin esto, el documento EDI se volvería inútil. Para ponerlo en términos simples, para que una orden de compra sea una transacción EDI válida (y útil), debe incluir datos como los tipos, cantidades y códigos de los artículos ordenados, y los identificadores únicos del emisor y receptor Receptor – La parte a la cual se transmite el mensaje o conjunto de transacciones EDI. Y, por supuesto, todos estos datos deben colocarse en la ubicación correcta en el documento para que los sistemas puedan acceder a la información. Para facilitar y acelerar aún más el proceso, a cada documento (transacción) se le asigna un código de transacción específico para que el sistema que lo recibe pueda reconocerlo instantáneamente.

¿Qué es el estándar EDI y su importancia?

Para llevar a cabo transacciones EDI de manera efectiva usando un formato estandarizado, se necesita un estándar EDI. Como ya hemos mencionado, los estándares EDI suelen estar relacionados con tu ubicación e industria. Pero recuerda: tu sistema EDI puede traducir fácilmente entre diferentes estándares e industrias, así que no te preocupes si tus socios están ubicados alrededor del mundo y utilizan diferentes estándares. La importancia de un estándar EDI es que define las reglas de cómo los documentos EDI – las transacciones EDI – deben ser formateados e interpretados. Determina la ubicación exacta y el orden correcto de las unidades de datos en cualquier documento EDI. Es como un libro de reglas para las transacciones EDI. Cumplir con un estándar EDI asegura una transmisión EDI completa y precisa. Si alguna vez has enviado dinero al extranjero, incluso como persona privada, ya podrías estar familiarizado con un estándar bancario muy común llamado SWIFT. Aquí hay algunos estándares más comunes.

ANSI X12

ANSI ANSI – Instituto Nacional Estadounidense de Estándares – El organismo nacional de estándares para los Estados Unidos. ANSI, a través de sus comités de estándares acreditados, mantiene los estándares para todas las aplicaciones de tecnología y mecánica para la industria de EE. UU. X12 representa al Instituto Nacional Estadounidense de Estándares y fue inicialmente creado como un estándar para ser utilizado por negocios norteamericanos en diversas industrias. Este lenguaje EDI se utiliza actualmente a nivel mundial, a pesar de que América del Norte sigue siendo su principal región de uso.

EDIFACT

EDIFACT significa Intercambio Electrónico de Datos para Administración, Comercio y Transporte. Este lenguaje EDI, utilizado en múltiples países e industrias, es ampliamente empleado en Europa, particularmente en el sector minorista, que fue el primero en comenzar a usarlo. Con el tiempo, su aplicación se ha expandido para incluir industrias como la construcción, logística y salud.

Tradacoms

Tradacoms es un estándar EDI que fue precursor de EDIFACT. Hoy en día no se utiliza mucho fuera del comercio minorista del Reino Unido.

UBL

El Lenguaje Universal de Negocios (UBL, por sus siglas en inglés) es un estándar global basado en XML utilizado para el intercambio electrónico de datos. Aunque UBL está diseñado principalmente para EDI, también puede utilizarse para otras aplicaciones empresariales como la gestión de documentos y el flujo de trabajo.

IDoc

El Estándar de Documento Intermedio fue desarrollado por primera vez por el organismo de estandarización de las Naciones Unidas en 1980. Los IDocs se utilizan para intercambiar varios tipos de información, así como para integrar diferentes aplicaciones de software, tales como sistemas ERP y CRM.

EANCOM

EANCOM fue creado como un subconjunto del estándar EDIFACT. Originalmente se hizo para el comercio minorista, pero desde entonces se ha expandido y hoy también se utiliza en la salud, la edición, la construcción y la logística.

RosettaNet

RosettaNet se utiliza principalmente entre organizaciones de alta tecnología como fabricantes de electrónica de consumo y grandes fabricantes de computadoras.

Los 7 documentos EDI más importantes para integrar y automatizar (las 7 transacciones EDI más comunes)

Los códigos de transacción EDI varían según la industria, y la lista de transacciones EDI es muy larga, con cientos de códigos diferentes. Hay un código para cada tipo de documento en cada industria; sin embargo, no necesitas conocer o usar todas esas transacciones. Todo depende de tus necesidades particulares y las de tus socios comerciales. Ahora, veamos algunos de los tipos de transacciones EDI más comunes, utilizados por muchos negocios e industrias.

EDI 850: Orden de Compra (X12) / ORDERS de EDIFACT / Orden UBL

Una Orden de Compra sirve como solicitud de ciertos bienes o servicios del proveedor o vendedor. Suele ser el primer paso en un intercambio comercial y permite a los socios compartir de forma segura datos sensibles como los precios, ya que las transacciones EDI están encriptadas.

EDI 855: Acuse de Recibo de Orden de Compra (X12) / ORDRSP de EDIFACT / Respuesta de Orden UBL

Después de una Orden de Compra viene el Acuse de Recibo de la Orden de Compra, que es un documento que indica que la orden de compra puede ser cumplida y ejecutada.

EDI 856: Aviso de Embarque/Manifiesto (X12) / DESADV de EDIFACT / Aviso de Despacho UBL

Esta transacción EDI también es conocida como Aviso de Embarque Anticipado EDI o «EDI ASN», y se utiliza para notificar al destinatario de un envío y describir el contenido de un envío. El documento se envía antes de que la carga llegue al destino y es comúnmente utilizado por proveedores, fabricantes, distribuidores y minoristas.

EDI 895 Acuse de Recibo de Entrega/Devolución o Ajuste (X12) / RECADV de EDIFACT / Acuse de Recibo UBL

EDI 895 es enviado por el cliente para confirmar o modificar el contenido de un pedido directo a tienda y esencialmente completa el pedido. Mejora la precisión de los datos intercambiados entre socios comerciales.

EDI 810: Factura (X12) / INVOIC de EDIFACT / Factura UBL

Una factura es enviada del vendedor al comprador para solicitar pago después de recibir los bienes. También confirma la cantidad de bienes recibidos.

EDI 997: Acuse de Recibo Funcional (X12) / CONTRL de EDIFACT / Respuesta de Aplicación UBL

Usado como respuesta a un EDI 810 – una factura – para notificar al vendedor o proveedor que la factura ha sido recibida exitosamente.

EDI 940: Orden de Envío de Almacén

Un EDI 940 es normalmente utilizado por el proveedor para instruir a una firma de logística de terceros para enviar una carga al comprador. Incluye datos esenciales, como qué enviar, cuándo y en qué cantidad.

Transacciones EDI en Varias Industrias

Cada industria tiene su propio conjunto de transacciones EDI y por esto un sistema EDI confiable es importante para asegurar una comunicación fluida y una transmisión EDI efectiva entre socios comerciales. Antes de comenzar la comunicación con tu socio, primero necesitas configurar la transformación del documento, que incluye definir el formato de inicio. Afortunadamente, esto es fácil de hacer con Omnizon – solo necesitas seguir las instrucciones que hemos preparado para nuestros clientes. Aquí hay una visión general de algunas de las formas más comunes en las que las transacciones EDI pueden ser utilizadas en diferentes industrias.

Manufactura

Hay ciertas industrias en las que el intercambio electrónico de datos se ha establecido firmemente, y la manufactura es una de ellas. Esto se debe al hecho de que, históricamente, la mayoría de las empresas manufactureras han tenido ocasionalmente dificultades para mantener los niveles de inventario en su cadena de suministro. Sin una solución EDI, es difícil mantener una gestión de cadena de suministro estable y, consecuentemente, mantener contentos a tus socios comerciales. EDI también te ayuda a integrar diversos formatos de archivos y archivos de ingeniería.

Comercio Minorista

Una de las primeras industrias en automatizar órdenes y facturas fue el comercio minorista. Recientemente, los minoristas han tenido que adaptarse al aumento de demandas de entrega y al conteo de unidades de mantenimiento de stock (SKU) proporcionadas por proveedores de entrega directa a tiendas (DSD). Automatizar el proceso DSD con la ayuda de EDI puede aliviar la congestión en la puerta trasera del minorista y reducir los tiempos de registro. El documento EDI clave aquí es el ASN (Aviso de Envío Anticipado). La congestión en la puerta trasera del minorista puede ser aliviada, y los tiempos de registro pueden ser acortados, mediante la automatización del proceso DSD usando EDI. La Asociación de Fabricantes de Alimentos de América encontró que los ASNs electrónicos pueden ahorrar tiempos de recepción hasta en un 60%. Una corporación con 250 tiendas podría ahorrar 65,000 horas de recepción anualmente si solo el 25% de las entregas usaran ASNs automatizados. El ASN puede asegurar que cada eslabón de la cadena de suministro esté informado de la condición actual de los artículos, y verificar los bienes a nivel de pallet no es más difícil que hacerlo a nivel individual.

Transporte y logística

Las organizaciones involucradas en la cadena de suministro global han estado usando sistemas EDI desde finales de los años 60. Por ejemplo, las mayores empresas de camiones de hoy utilizan EDI para agilizar las transferencias de documentos y la comunicación B2B, lo que reduce costos y retrasos, mejora la precisión de los datos y aumenta la satisfacción del cliente. EDI en transporte y logística ayuda a asegurar una entrega precisa y oportuna de todo, desde órdenes de compra hasta confirmaciones de envío, integra sistemas de gestión de almacenes, maximiza la eficiencia de costos de licitación de carga y asegura el cumplimiento de contratos. Ser capaz de escalar rápidamente es imperativo en esta industria. Los sistemas EDI modernizados dan a las organizaciones el control que requieren para hacer negocios con clientes y socios comerciales. Estas transferencias de datos de negocio a negocio deben ser estandarizadas, automatizadas, integradas adecuadamente y simplificadas. Sin estos cuatro componentes esenciales, las empresas de logística pueden tener dificultades.

Automotriz

EDI ha estado en uso en la industria automotriz por más de cuarenta años. La naturaleza global de la industria automotriz significa que es crucial para los fabricantes de automóviles poder integrar rápidamente a sus proveedores, estén donde estén en el mundo. Las líneas de producción de automóviles de hoy dependen del intercambio eficiente de documentos comerciales entre los fabricantes de automóviles y su cadena de suministro. El “Sistema de Producción Toyota” sirvió como la base para varias mejores prácticas, incluyendo Justo a Tiempo (JIT) y manufactura esbelta. Muchas líneas de producción en todo el mundo dependen de los procedimientos JIT y Manufactura Esbelta para operar sin problemas, y EDI ofrece una solución rápida y efectiva para transferir documentos comerciales en apoyo de estas operaciones de manufactura. Hacer que los procesos JIT y Manufactura Esbelta sean exitosos requiere proporcionar visibilidad en los niveles de inventario y alertas para cuando se espera que los envíos lleguen a la línea de producción.

Procesamiento de Alimentos

EDI automatiza y estandariza documentos como órdenes de compra (EDI 850) y facturas (EDI 810) entre usted y sus proveedores, brindándole el poder de siempre saber dónde está su producto. Procesar electrónicamente sus órdenes de compra significa que el producto llegará más rápido al consumidor, eliminando el temor a la falta de stock o al exceso de inventario para su cliente. Un papel muy importante de EDI en la industria de alimentos y bebidas es mejorar la visibilidad y la trazabilidad. Incidentes alimentarios como el brote de E. coli siguen acaparando titulares. Además del daño obvio a la salud humana, esto daña la reputación de las empresas de restaurantes, especialmente cuando el incidente no se gestiona rápidamente. Si el restaurante no puede identificar la fuente del alimento contaminado, el brote se agrava aún más. Los ASNs hacen que sea simple rastrear todo hasta su origen, lo que ayuda a los proveedores de alimentos a aislar y controlar mejor epidemias y retiros de productos.

Gobierno

El término «gobierno electrónico» se ha convertido en sinónimo de una administración moderna y eficiente. La nueva tecnología facilita el acceso a las autoridades públicas y hace más eficiente el uso de los servicios públicos. Actualmente, esto se aplica a fabricantes y proveedores cuyas facturas pronto serán aceptadas solo en formato digital. Dependiendo del país, se han definido diferentes enfoques y formatos de datos. Con EDI, el archivado de datos requerido por ley también puede hacerse automáticamente. En el sector gubernamental, la tecnología EDI se utiliza para reducir el error humano y los gastos laborales a lo largo de la cadena de suministro.

Una cadena de suministro se refiere a todo el proceso involucrado en la producción, distribución y entrega de bienes o servicios desde el proveedor hasta el consumidor final. Abarca todas las etapas, actividades, organizaciones, recursos y tecnologías involucradas en el movimiento y transformación de materias primas en productos o servicios terminados. La cadena de suministro incluye típicamente a proveedores, fabricantes, distribuidores, minoristas y proveedores de logística, lo que incluye fabricantes, proveedores, clientes, contratistas y vendedores, entre otros. La capacidad de los gobiernos para entregar documentación aduanera a través de EDI también ha traído cambios positivos para el negocio de importación/exportación.

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Omnizon es un proveedor con expertise en sistemas EDI con más de una década de experiencia en el campo. Hemos trabajado con clientes grandes y pequeños de muchas industrias diferentes, así que puede estar seguro de que está en buenas manos, sin importar su área de negocio. Y como conocemos todos los estándares y protocolos importantes utilizados hoy en día, usted no tiene que hacerlo. Podemos ayudarlo a utilizar las ventajas de la comunicación digital segura, rápida y conforme con sus socios para que pueda concentrarse en el panorama general en lugar de lidiar con el papeleo. Contáctenos hoy y encontraremos juntos la mejor solución para su negocio.

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