¿Qué es la integración EDI y cómo hacer que funcione para ti?

La era del papeleo que consume mucho tiempo y la reescritura manual de información ha quedado atrás. La digitalizaciónLa digitalización es el proceso de convertir información, objetos o procesos analógicos en un formato digital. Involucra el uso de tecnologías digitales para transformar métodos, sistemas y operaciones tradicionales en equivalentes digitales, permitiendo una mayor eficiencia, automatización e integración en varios dominios como los negocios, la comunicación y la producción. está aquí para ayudarnos a acelerar la entrega de información, agilizar las operaciones comerciales y reducir el riesgo de error humano. Las empresas modernas ahora se comunican directamente a través de sistemas especializados llamados EDIEDI significa Intercambio Electrónico de Datos. Es un método estandarizado para intercambiar documentos comerciales electrónicamente entre diferentes sistemas informáticos en un formato estructurado. EDI permite el intercambio automatizado de documentos como órdenes de compra, facturas y avisos de envío entre socios comerciales, ayudando a agilizar y automatizar los procesos comerciales. (Intercambio Electrónico de Datos) y las grandes compañías esperan que las pequeñas empresas se adapten y adopten. Ya seas un usuario experimentado de EDI o no tengas idea de qué significa realmente EDI, puedes cosechar los beneficios de la digitalización..

En este blog, vamos a explicar cómo funciona la integración EDI en la práctica, basándonos en nuestra propia experiencia con negocios de varias industrias. También proporcionaremos respuestas a algunas de las preguntas comunes que la gente suele hacer cuando se trata de integración EDI, tales como: ¿Tengo que convertir todos mis documentos al mismo formato, algo como EDIFACTEDIFACT: Intercambio Electrónico de Datos para Administración, Comercio y Transporte es un estándar internacional para estructurar mensajes de intercambio de datos electrónicos. Proporciona un conjunto de formatos de mensaje estandarizados que facilitan el intercambio de documentos comerciales, como órdenes de compra, facturas y notificaciones de envío, entre diferentes organizaciones y sistemas informáticos.? ¿Qué pasa si mi socio está usando un sistema completamente diferente? ¿Cómo voy a hacer la transición? ¿Esto va a costar una fortuna?

La digitalización eficiente puede ayudarte a convertirte en el socio comercialSocio Comercial – una persona u organización que ha acordado intercambiar documentos de negocios EDI electrónicamente. La parte enviante o receptora involucrada en el intercambio de transmisiones EDI. ideal, así que primero, veamos qué significa EDI y cómo es diferente de la integración EDI.

¿Qué es EDI (Intercambio Electrónico de Datos)?

El Intercambio Electrónico de Datos es una forma de intercambiar documentos comerciales – como órdenes, envíos y facturas – como documentos electrónicos o digitales en lugar de documentos físicos, de papel, entre dos socios comerciales. Estos socios pueden ser tus proveedores, clientes, instituciones gubernamentales o financieras – realmente cualquier persona con la que te conectes. Es esencialmente una forma de automatizar procesos comerciales clave para que ya no necesites ingresar datos manualmente y puedas usar ese tiempo extra para concentrarte en otras cosas más importantes.

La tecnología en sí no es nueva en concepto, ya que existe desde hace más de 50 años. Sin embargo, la forma en que esta tecnología se aplica hoy en día ha evolucionado significativamente. En el pasado, todos los sistemas EDI solían ser internos, en las instalaciones, lo que significaba que eran bastante costosos y necesitabas tener un departamento de TI especializado para mantener y ejecutar el sistema. Explicaremos esto con más detalle en la sección Tipos de integración EDI, a continuación.

Afortunadamente, la tecnología moderna desde entonces nos ha permitido trasladar todo el proceso a la nubeNube – Una plataforma en la nube se refiere a un entorno de computación virtualizado que proporciona una gama de servicios, recursos e infraestructura a través de internet. Permite a los usuarios acceder y utilizar recursos informáticos, como potencia de procesamiento, almacenamiento y aplicaciones de software, sin la necesidad de infraestructura en las instalaciones. Las plataformas en la nube suelen ofrecer escalabilidad, flexibilidad y rentabilidad, permitiendo a los usuarios implementar y gestionar sus aplicaciones o servicios en un entorno basado en la nube., lo que significa que tu solución EDI puede ser increíblemente flexible, adaptable a tus cambiantes necesidades comerciales y mucho más fácil y rentable de usar que en el pasado.

EDI ya no es solo para grandes empresas que mueven grandes cantidades de datos diariamente – las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) pueden experimentar tremendos beneficios de una inteligente integración EDI, y con todo el tiempo y dinero que tu negocio ahorrará después de implementar EDI, podrías terminar uniéndote a los grandes. Un excelente punto de partida sobre la integración B2BB2B significa «business-to-business» y se refiere a las transacciones, interacciones y comercio realizados entre dos o más negocios. Implica el intercambio de bienes, servicios o información entre empresas en lugar de entre empresas y consumidores. y cómo puede ayudar a tu negocio es nuestra publicación de blog que explica este tema en detalle.

¿Qué es la integración EDI?

Entonces, ¿qué sucede cuando integras tu EDI, en lugar de permanecer con un sistema EDI no integrado?

El enfoque tradicional para EDI sería tener conexiones punto a punto separadas con diferentes socios y para diferentes necesidades. Necesitarías tener aplicaciones separadas, y esto resultaría previsiblemente en mucha complejidad con el tiempo a medida que el número de conexiones creciera cada vez más. Todo esto tendría que ser gestionado por tu equipo de TI (que podría, en cambio, estar dedicando su tiempo a hacer otras cosas útiles).

Una integración EDI, por otro lado, es una solución mucho mejor que el EDI independiente, ya que consolida todos estos procesos individuales en un solo lugar. Con un EDI integrado, realmente puedes agilizar las operaciones de tu negocio, intercambiando rápidamente y fácilmente todos tus documentos importantes con varios socios. Y la mejor parte es que tú y tus socios no necesitan usar los mismos sistemas y formatos de documentos. Puedes seguir usando los que tienes o prefieres, y tu software de integración EDI los convertirá y traducirá para que ambos lados puedan usarlos fácilmente. La integración EDI es adecuada para muchas industrias diferentes, como fabricación, venta al por mayor y distribución, alimentos y bebidas, transporte y logística, por nombrar solo algunas.

Tipos de integración EDI

Aquí vamos a identificar los tres tipos de integración EDI para que sepas cuál elegir cuando decidas implementar EDI en tu negocio.

Integración EDI Tradicional Directa

La integración directa es la conexión punto a punto que ya mencionamos. Es una solución interna, en las instalaciones, que conecta tu software ERPERP significa Planificación de Recursos Empresariales. Se refiere a un conjunto de aplicaciones de software integradas que las organizaciones utilizan para gestionar y automatizar sus procesos comerciales centrales. Los sistemas ERP típicamente incluyen módulos para finanzas, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, control de inventario y otras funciones, proporcionando una base de datos centralizada y facilitando el flujo de información entre diferentes departamentos. (Planificación de Recursos Empresariales) y tus socios comerciales utilizando un protocolo específico.

Es un legado de grandes corporaciones con miles de transacciones diarias y con suficientes recursos para cubrir el costo del mantenimiento del sistema.

Integración EDI Indirecta

En la integración indirecta, el intercambio de información ocurre usando un «intermediario», que puede ser un tipo especial de red protegida llamada VAN (red de valor agregado) o puede ser una plataforma, como la que ofrecemos aquí en Omnizon. En este caso, tú y tus socios simplemente envían sus documentos, el «intermediario» hace el trabajo duro de traducir y convertir el documento y luego lo exporta en el formato que deseas y has definido.

La integración EDI indirecta es más adecuada para pequeñas y medianas empresas que buscan simplicidad y soluciones sin complicaciones.

Integración EDI Híbrida

Como su nombre lo indica, este es un tipo de integración que combina la integración directa e indirecta. Puedes mantener algunas de tus conexiones directas con ciertos clientes – por ejemplo, si ya tienes una conexión EDI directa con un gran cliente y has establecido un protocolo estandarizado que no quieres cambiar – y mover todas las demás comunicaciones a la solución indirecta que es más flexible.

Esto es más adecuado para empresas que desean mantener algunos procesos bajo su propio control directo, pero también significa que necesitas invertir más tiempo y dinero en tu solución EDI.

EDI iPaaSiPaaS significa Plataforma de Integración como Servicio. Es una plataforma basada en la nube que facilita la integración de diferentes aplicaciones, sistemas y fuentes de datos dentro de una organización. iPaaS proporciona conectores pre-construidos, herramientas de transformación de datos y capacidades de flujo de trabajo, permitiendo a las empresas crear flujos de datos sin fisuras e integrar varias aplicaciones sin la necesidad de codificación extensiva o gestión de infraestructura. vs servicios gestionados EDI

Puedes ser una de las muchas empresas que prefieren gestionar sus propias operaciones de TI. Aquí es donde entra en juego la Plataforma de Integración EDI como Servicio (iPaaS). Su principal ventaja es que ofrece posibilidades prácticamente infinitas para el desarrollo interno independiente. Esta es una solución híbrida que, según nuestra experiencia, generalmente es más adecuada para empresas con un equipo de TI dedicado. En Omnizon hemos trabajado estrechamente con muchos equipos internos y recopilado sus deseos y necesidades más comunes, e incluimos muchos de estos en nuestra propia versión de iPaaS, Extended EDIExtended EDI se refiere a una versión expandida del Intercambio Electrónico de Datos (EDI), que implica el intercambio electrónico de documentos comerciales entre socios comerciales. Extended EDI generalmente incluye funcionalidades y capacidades adicionales más allá de los estándares tradicionales de EDI, como soporte para más formatos de datos, validación de datos mejorada e integración con otros sistemas o tecnologías. En el caso de la Plataforma B2B/EDI de Omnizon, se trata de un grupo de módulos adicionales como el Portal de Proveedores, Portal de Clientes, e Facturación, Entrega Speedox y eArchivo. iPaaS, algo que da a los usuarios una ventaja inicial y que nos diferencia de los proveedores de iPaaS estándar.

Los servicios gestionadosLos Servicios Gestionados se refieren a servicios externalizados proporcionados por un proveedor de servicios o vendedor de terceros para manejar y gestionar aspectos específicos de las operaciones o infraestructura tecnológica de una organización. Estos servicios se entregan típicamente bajo un acuerdo de nivel de servicio (SLA) y pueden incluir actividades como servicios EDI, soporte de TI, gestión de redes, respaldo de datos, monitoreo de seguridad, y más. EDI son una integración totalmente gestionada, lo que la convertiría en un tipo de conexión indirecta y tus operaciones son gestionadas por un proveedor de servicios experto.

Puedes leer más sobre estos dos tipos de integración en nuestro artículo donde explicamos todos los detalles y enumeramos las ventajas y desventajas de ambas soluciones.

Ventajas de la integración EDI

Si eres una empresa que intercambia documentos con socios comerciales, puedes beneficiarte de la integración EDI. Cualquier empresa puede disfrutar de las ventajas universales de la integración EDI, tales como:

• reducción de la necesidad de entrada manual de datos
• baja probabilidad de error (no hay ceros añadidos accidentalmente o fechas olvidadas)
• visibilidad en tiempo real en los procesos de negocio
• colaboración mejorada con socios
• ahorros de tiempo y dinero a largo plazo
• eficiencia empresarial mejorada.

Ahora, veamos algunas ventajas específicas para nuestros clientes que usan los servicios de Omnizon, dependiendo del tamaño de su empresa y el nivel de digitalización con sus socios.

Usuarios con ERP vs Usuarios sin ERP

Muchas empresas utilizan un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para enviar documentos como órdenes de compra, facturas y confirmaciones de envío a sus socios. Una solución EDI integrada hará que tu sistema ERP sea aún más efectivo, proporcionará beneficios adicionales y la buena noticia es que no se necesita ninguna personalización directa en tu sistema ERP existente. No necesitas cambiar nada en tu sistema porque nuestra solución se adapta a ti.

En Omnizon ofrecemos EDI Empresarial como base, pero además podemos proporcionar acceso a un intuitivo Portal de Proveedores Web EDI. Esto significa que incluso si tus socios no tienen un sistema ERP (o tienen un sistema ERP que no se puede personalizar), aún pueden enviarte documentos y aprovechar tu integración EDI. Solo necesitan ir al portal del proveedor, abrir el documento en cualquier navegador y crear los documentos necesarios para enviarte de vuelta.

Algunos socios pueden expresar preocupaciones iniciales al cambiar a una nueva forma de hacer negocios, pero en la práctica, presenciamos que rápidamente se dan cuenta de cuánto mejor y más simple es trabajar con un sistema de integración EDI confiable.

Empresa vs PYME

Como ya hemos mencionado, tanto las grandes empresas como las pequeñas pueden beneficiarse de la integración EDI. En el caso de las grandes compañías, la integración EDI permite una comunicación mucho más simple con menos conexiones directas, una ubicación organizada y centralizada para una mejor visibilidad de los procesos de negocio, una adaptación más fácil y mayor flexibilidad, y menos mantenimiento de los sistemas EDI existentes.

Las pequeñas y medianas empresas sin una solución EDI previa pueden acelerar significativamente todo, desde encontrar el proveedor más accesible hasta recibir pagos más rápido debido al procesamiento más rápido de facturas, lo cual, en sí mismo, es un beneficio inmediato. Menos tiempo desperdiciado = más dinero ganado. Además, es muy fácil incluir a tus socios en este proceso ya que es completamente gratuito para ellos hacerlo usando nuestro portal de proveedores. Y no se necesita conocimiento previo: todo es completamente intuitivo y siempre puedes contactarnos para obtener ayuda y orientación.

¿Cómo funciona la integración EDI?

Para implementar una integración exitosa, el primer paso es organizar tus procesos de negocio, porque no puedes automatizar algo sin definir estos procesos en detalle. Luego debes comunicarte con tus socios y explicar los beneficios para ambas partes. Con tus socios, defines el protocolo y el formato de documento para importar y exportar, y la plataforma hace los ajustes necesarios.

Caso de uso de integración EDI: fácil incorporación de socios

Veamos un ejemplo de un cliente que ya estaba usando EDI, pero tenía dificultades para incorporar nuevos socios.

Este cliente estaba utilizando un sistema EDI heredado que era mantenido e ingenierizado por un equipo de TI profesional. Esto significaba que cada vez que querían conectarse con un nuevo socio, necesitarían que un profesional de TI creara y agregara una nueva conexión punto a punto a su sistema EDI local existente. Este era un proceso complicado que costaba dinero, requería tiempo para implementarse y no era especialmente amigable para el usuario.

El cliente decidió migrar su EDI a la nube para obtener una mayor escalabilidad y reducir la inversión en infraestructura de TI. Tras la integración EDI, ahora pueden agregar nuevos socios sin costo alguno, en comparación con el escenario anterior que requería una inversión cada vez. Además de eso, a las empresas les gusta cooperar con empresas que ofrecen soluciones simples, por lo que la integración EDI también ha hecho a este cliente más competitivo y atractivo.

La integración EDI moderna está diseñada para evolucionar contigo y adaptarse a tus necesidades. Se lleva a cabo teniendo en cuenta los futuros desarrollos y no dejará de proporcionar soporte cuando el sistema se vuelva viejo o defectuoso, como es el caso con un número creciente de proveedores de sistemas heredados. Con la integración EDI, estás preparado para el futuro y puedes ser el socio confiable que tus socios necesitan.

Ayúdanos a ayudarte a crecer tu negocio y posicionarte a la cabeza del pelotón. Estamos aquí para responder todas tus preguntas y preocupaciones, para apoyarte en tu transición y para ayudarte a sacar el máximo provecho de tu integración EDI.