¿Cómo reduce costos el EDI? 5 métodos probados

¿Tu negocio en crecimiento enfrenta un proceso de pedido a cobro complejo, largo y confuso? ¿Tus socios comerciales ya están utilizando integraciones EDI y te piden hacer lo mismo? Si es así, es hora de considerar la integración B2B/EDI, una forma estándar de comunicar diversos tipos de información en un formato común.

A pesar de su reputación de complejidad, el EDIEDI significa Intercambio Electrónico de Datos. Es un método estandarizado para intercambiar documentos comerciales electrónicamente entre diferentes sistemas informáticos en un formato estructurado. EDI permite el intercambio automatizado de documentos como órdenes de compra, facturas y avisos de envío entre socios comerciales, ayudando a agilizar y automatizar los procesos comerciales. (Intercambio Electrónico de Datos) puede ahorrar significativamente tiempo y dinero en la comunicación de negocio a negocio. Pero, ¿cómo cuantificas estos beneficios?

Este artículo no proporcionará un cálculo exacto de los beneficios del EDI para tu negocio, ya que cada negocio es único. En cambio, busca darte una idea de lo que el EDI hace bien y dónde identificar impulsores de valor.

Vamos a ello.

El tiempo que pasas en el proceso de pedido a cobro

Piensa en cuánto tiempo tú o tus empleados pasan cada día ingresando órdenes de compra o ventas y facturas… ¿o registrando movimientos de almacén o transporte, notas de consignación, etc.?

Con EDI, generalmente tendrás una persona para manejar las compras y otras tareas. Esta reducción de la burocracia libera a tu equipo para centrarse en actividades comerciales reales.

¿Qué más podrían estar haciendo tus empleados con este tiempo extra? Son los cerebros creativos de tu negocio, capaces de impulsar la innovación y el crecimiento. Después de todo, no hay mucha creatividad en crear manualmente una orden de compra, ¿verdad?

La posibilidad de aumentar las ventas o reducir las oportunidades perdidas al estar habilitado para EDI

Estar configurado con EDI facilita la incorporación de grandes nuevos minoristas: muchos ni siquiera discutirán precios hasta que estés capacitado para EDI. Esta es una clara fuente de valor, ya que puedes medir inmediatamente el tamaño potencial de sus pedidos.
Con EDI, puedes agregar fácilmente nuevos socios y aumentar las ventas de los existentes simplemente porque tu proceso de pedido a cobro es rápido y eficiente. Además, EDI permite que tus clientes lleven todo tu catálogo en línea, lo que significa listados de productos más extensos y ventas potenciales más altas.

La posibilidad de aumentar los márgenes mejorando la eficiencia de tu cadena de suministro

Cualquier cosa que aumente los márgenes es excelente. Por ejemplo, cambiar de ventas al por mayor en grandes cantidades a ofrecer automatización de envíos directos a través de EDI puede aumentar tus ingresos en un adicional del 10-25% del valor minorista por artículo vendido a vendedores en línea. Este cambio no solo mejora tu control sobre el canal de ventas, sino que también aumenta la rentabilidad general.

También puedes realizar un análisis de costo por servicio en tus clientes más valiosos, estimar los márgenes de beneficio para cada uno y optimizar tus costos operativos con EDI. Por ejemplo, automatizar el procesamiento de pedidos y la gestión de inventarios puede reducir significativamente los gastos, optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia general.

La mejora de la precisión de los datos te ahorra dinero de muchas maneras

Cualquiera que haya enviado productos a un gran minorista y haya sido penalizado financieramente sabe que ingresar la información incorrecta en tu sistema puede tener repercusiones costosas si ocurre un error. Por lo tanto, evitar el ingreso manual de pedidos usando EDI realmente reduce el riesgo de penalizaciones y créditos.

La precisión de los datos también ayuda en la gestión de inventarios. Un negocio que usa EDI para la gestión de inventarios puede verificar sus existencias diaria o incluso cada hora, proporcionando actualizaciones en tiempo real sobre el movimiento de stock. Esto acelera el procesamiento de pedidos y permite una entrega más rápida a los clientes optimizando las rutas de entrega. Además, reduce drásticamente el tiempo necesario para la auditoría de inventario anual obligatoria.

Ahorro en papel y almacenamiento de documentos

Realmente no querrás depender de procesos comerciales basados en papel en el siglo XXI. Las empresas que lo hacen tienen que cubrir costos como impresión de formularios, franqueo, sobrecarga administrativa para el archivo y recuperación, entrada de datos y validación manual de la información. Además, hay dolores de cabeza como disputas de órdenes de compra o pagos y reconciliación de facturas debido a errores como la escritura ilegible y la entrada de datos manual. Detén estos procesos obsoletos y calcula cuánto podrías ahorrar con EDI.

Además, con EDI, no necesitas almacenamiento físico ni adicional de documentos. Esto hace que la recuperación de documentos sea mucho más fácil y rápida que lidiar con documentos tradicionales en papel o almacenados en varios archivos y sistemas.

Pensamientos finales

Si quieres cuantificar el ahorro de costos de una plataforma de integración EDI, necesitas realizar un estudio específico para tu negocio. ¿Qué estás buscando lograr? ¿Piensas utilizar EDI para ordenar materiales, procesar pedidos de clientes, hacer pronósticos o transferencias de archivos grandes? ¿O todo lo mencionado? Examina el tiempo y los costos de lo que el sistema EDI reemplazará.

Si tu negocio está creciendo y estás recibiendo más de 10 pedidos por semana, una solución de integración EDI es probablemente la elección correcta.