EDI-Gateway und EDI-Transaktionen – Genau erklärt

Lernen Sie die gängigsten EDI-Transaktionen kennen, für was sie sind und wie sie funktionieren. Und finden Sie heraus, wofür Sie ein gutes EDI-Gateway brauchen und wie es diese Aufgabe erfüllt.

Elektronischer Datenaustausch (EDIEDI steht für Electronic Data Interchange. Hierbei werden in standardisierten Verfahrensweisen elektronische Geschäftsdokumenten und -Daten zwischen verschiedenen Computersystemen in strukturierten Formaten transformiert und ausgetauscht. EDI beschleunigt und sichert den automatischen Austausch von Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen zwischen Handelspartnern, also Lieferanten und Kunden. Dadurch steigert EDI die Effizienz von Geschäftsprozessen und trägt so zur Rationalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen bei.) dient zur elektronischen Übersetzung und Übermittlung von Geschäftsinformationen zwischen zwei Parteien, z. B. wenn ein Kunde seine Bestellung an seinen Lieferanten schickt. Damit dieser Datenaustausch erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen Sie und Ihr Partner einige Standards und Protokolle einhalten. Diese Standards variieren je nach Standort und Branche, in der Sie tätig sind. Glücklicherweise ist es nicht notwendig, dass Sie viel über diese Standards und Protokolle wissen müssen: Denn es gibt spezielle Dienstleister, die Ihnen die ganze Arbeit abnehmen.

In diesem Blog erklären wir Ihnen, was EDI-Transaktionen sind. Ebenso, was all diese Codes bedeuten und warum es wichtig ist, unbedingt einen EDI-Gateway zu nutzen. Um mit dieser Technologie zu beginnen und sie vorteilhaft für Ihr eigenes Unternehmen nutzen zu können, sind keine besonderen Kenntnisse erforderlich. Das Einzige, was Sie dafür tun müssen, ist das Dokument in das angegebene FormatFormat: Der Begriff “Format” bezieht sich im Zusammenhang mit Daten und Informationen   auf die Struktur und Anordnung von Datenelementen in einer Datei oder einem Dokument. Er definiert, wie Daten organisiert, gespeichert und dargestellt werden. Unterschiedliche Formate können Textdateien, Tabellenkalkulationen, Datenbanken, Bilder und vieles mehr umfassen. zu exportieren und an Ihr EDI-Gateway zu senden. Die Software übernimmt dann die Übersetzung in ein Format, das vom ERP-System des Empfängers gelesen werden kann. Deshalb schauen wir uns zunächst einmal genauer an, was ein EDI-Gateway überhaupt ist.

Was ist ein EDI Gateway?

Ein EDI-Gateway ist im Wesentlichen eine Software, die die erfolgreiche elektronische Kommunikation – oder den Dokumentenaustausch – zwischen Geschäftspartnern unter Verwendung des entsprechenden EDI-Standards ermöglicht. Dabei übersetzt Ihr EDI-Gateway Dokumentenformate von einem ERP-System in ein anderes, d. h. es fungiert als Vermittler zwischen zwei Systemen, die unterschiedliche Sprachen sprechen. Damit ähnelt es einem menschlichen Übersetzer, der die Kommunikation zwischen Menschen mit verschiedenen Sprachen ermöglicht.

Obwohl es manchmal auch möglich ist, dass Sie direkt mit einem anderen ERP-System kommunizieren können, ist die Kommunikation über ein EDI-Gateway die viel bessere Lösung, weil Gateways über deutlich mehr Kommunikationskanäle verfügen als einzelne ERP-Systeme. Das ist nicht unwichtig, da die Kommunikations -Möglichkeiten Ihres ERP-Systems möglicherweise begrenzt sind, denn oft sind sie von bestimmten nationalen Vorschriften oder Branchenbestimmungen abhängig. Hingegen kann ein EDI-Gateway diese Unterschiede überbrücken und eine einfache länder- und branchenübergreifende Kommunikation ermöglichen.

Was sind EDI Transaktionen?

EDI-Transaktionen sind standardisierte elektronische Geschäftsdokumente, die Ihr EDI-Gateway verwenden kann. Die gebräuchlichsten Arten von EDI-Transaktionen – oder Dokumenten – die in allen Branchen vorkommen, sind Bestellungen und Rechnungen. Jedes EDI-Transaktionsdokument muss einige Schlüsseldaten enthalten, die den entsprechenden EDI-Anforderungen entsprechen. Ohne diese Daten würde das EDI-Dokument nutzlos werden.

Um es einfach auszudrücken: Damit eine Bestellung eine gültige (und nützliche) EDI-Transaktion wird, muss sie Daten wie die Dokumenten-Art, Beträge und Codes der bestellten Artikel sowie die eindeutigen Kennungen von Absender und Empfänger enthalten. Natürlich müssen alle Daten an der richtigen Stelle des Dokuments stehen, damit die Systeme auf diese Informationen zugreifen können. Um den gesamten Prozess noch weiter zu vereinfachen und zu beschleunigen, wird dafür jedem Dokument bei einer Transaktion ein ganz spezifischer Code zugewiesen. Das Ziel-System kann ihn dadurch sofort erkennen.

Wie sieht der EDI-Standard aus und welche Bedeutung hat er?

Aus diesem Grund ist ein EDI-Standard erforderlich, um EDI-Transaktionen effektiv durchzuführen. Wie wir bereits erläutert haben, sind die EDI-Standards in der Regel von Ihrem Standort und von Ihrer Branche abhängig. Dennoch kann Ihr EDI-Gateway problemlos zwischen verschiedenen Standards und Branchen hin- und her- übersetzen. Sie brauchen sich also keine Sorgen zu machen, selbst wenn Ihre Partner auf der ganzen Welt ansässig sind und unterschiedliche Standards verwenden.

Die Bedeutung eines EDI-Standards besteht darin, dass er die Regeln für die Formatierung und Interpretation von EDI-Dokumenten, seine EDI-Transaktionen festlegt. Er bestimmt die genaue Position und die richtige Reihenfolge der Dateneinheiten in jedem EDI-Dokument. Er ist das Regelwerk für EDI-Transaktionen. Die Einhaltung eines EDI-Standards gewährleistet die vollständige und genaue EDI-Übertragung.

Sollten Sie schon einmal Geld ins Ausland geschickt haben, auch als Privatperson, dann sind Sie vielleicht schon mit dem sehr verbreiteten Bankstandard SWIFT vertraut. Es folgen hier einige weitere gängige Standards.

ANSI X12

ANSIANSI – American National Standards Institute – Das nationale Normungsinstitut der Vereinigten Staaten. Das ANSI legt über seine akkreditierten Normenausschüsse die Normen für Technik und Mechanik für die US-Industrie fest. X12 ist ein Akronym und steht für American National Standards Institute. Ursprünglich wurde es als Standard für die Verwendung bei nordamerikanischen Unternehmen in vielen Branchen entwickelt. Mittlerweile findet diese EDI-Sprache heute weltweit Verwendung, selbst wenn Nordamerika immer noch das Hauptanwendungsregion ist.

EDIFACT

EDIFACTEDIFACT bedeutet “Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport”, und ist ein internationaler Standard für die Strukturierung von Nachrichten im elektronischen Datenaustausch. Er bietet eine Reihe von standardisierten Nachrichtenformaten, die den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavisen zwischen verschiedenen Organisationen und Computersystemen erleichtern. steht für Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Diese länder- und branchenübergreifende EDI-Sprache ist in Europa weit verbreitet, insbesondere im Einzelhandel, weil er als erster damit begonnen hat, sie zu verwenden. Im Laufe der Zeit hat sich ihre Anwendung auf Branchen wie das Baugewerbe, die Logistik und das Gesundheitswesen ausgeweitet.

Tradacoms

Tradacoms ist ebenfalls ein EDI-Standard und ein Vorläufer von EDIFACT. Jedoch wird außerhalb des britischen Einzelhandelsmarktes heute kaum noch verwendet.

UBL

Die Universal Business Language (UBL) ist ein XML-basierter globaler Standard für den elektronischen Datenaustausch. UBL ist zwar in erster Linie für EDI konzipiert, kann aber auch für andere Geschäftsanwendungen wie dem Dokumentenmanagement und im Workflow verwendet werden.

IDoc

Der Intermediate Document Standard (IDOCiDoc: iDoc steht für „Intermediate Document“!  Es ist das SAP Standarddatenformat und wird  für den Austausch von Geschäftsvorgangsdaten zwischen verschiedenen Anwendungen oder Komponenten innerhalb der SAP-Welt verwendet. Für strukturierte Daten dient iDocs als Container. Mit iDocs wird eine nahtlose Integration und Kommunikation zwischen verschiedenen SAP-Modulen und externen Systemen ermöglicht.) wurde erstmals 1980 von der Normungsorganisation der Vereinten Nationen entwickelt. IDOCs werden für den Austausch verschiedener Arten von Informationen sowie für die Integration verschiedener Softwareanwendungen wie ERP- und CRM-Systeme verwendet.

EANCOM

EANCOMEANCOM steht für European Article Number Communication und ist der Nachfolger von EDIFACT. Ein weit verbreiteter internationaler Standard, der auf dem GS1-Nummerierungssystem für Produktangaben basiert. wurde als Untermenge des EDIFACT-Standards entwickelt. Ursprünglich für den Einzelhandel konzipiert, hat sich EANCOM aber inzwischen weiter verbreitet und wird heute auch im Gesundheitswesen, im Verlagswesen, im Bauwesen und in der Logistik eingesetzt.

RosettaNet

RosettaNet wird hauptsächlich zwischen Hightech-Unternehmen wie Unterhaltungselektronik- und großen Computerherstellern eingesetzt.

7 der wichtigsten zu integrierenden und zu automatisierenden EDI-Dokumente (oder, die 7 häufigsten EDI-Transaktionen)

Je nach Branche variieren EDI-Transaktionscodes. Die Liste der EDI-Transaktionen ist mit Hunderten von verschiedenen Codes recht lang. Für jeden Dokumententyp in jeder Branche gibt es einen Code. Jedoch müssen Sie selbstverständlich nicht alle diese Transaktionen kennen oder verwenden. Prinzipiell hängt alles von Ihren speziellen Bedürfnissen und den Bedürfnissen Ihrer Geschäftspartner ab.

Schauen wir uns einmal einige der gängigsten Arten von EDI-Transaktionen an, die von vielen verschiedenen Unternehmen und Branchen verwendet werden.

EDI 850: Purchase Order (Bestellung) (X12) / EDIFACT Bestellung / UBL Bestellung

Eine Bestellung ist eine Anfrage beim Lieferanten oder Verkäufer nach bestimmten Waren oder Dienstleistungen. In der Regel ist es im Geschäftsverkehr der erste Schritt für einen Dokumentenaustausch. Er ermöglicht den Partnern den sicheren Austausch sensibler Daten wie z. B. Preise, weil diese EDI-Transaktionen verschlüsselt sind.

EDI 855: Purchase Order Acknowledgment (Bestellbestätigung) (X12) / EDIFACT ORDRSP / UBL Bestell Antwort

Eine Bestellbestätigung folgt auf eine Bestellung. Eine Bestellbestätigung ist ein Dokument, das bestätigt, dass die Bestellung erfüllt und ausgeführt werden kann.

EDI 856: Ship Notice/Manifest (Versandmitteilung / Manifest) (X12) / EDIFACT DESADV / UBL LieferAvis

Diese EDI-Transaktion wird auch als EDI Advance Shipping Notice oder EDI ASN bezeichnet. Sie dient dazu, den Empfänger über eine Sendung und der Beschreibung des Inhalts einer Sendung zu benachrichtigen. Das Dokument wird versandt, bevor die Sendung am Bestimmungsort eintrifft. Üblicherweise wird sie von Lieferanten, Herstellern, Groß- und Einzelhändlern verwendet.

EDI 895 Delivery/Return Acknowledgement or Adjustment (Liefer-/Rücksendebestätigung oder Berichtigung) (X12) / EDIFACT RECADV / UBL Empfangsbestätigung

EDI 895 wird vom Kunden gesendet, um den Inhalt einer Direktbestellung zu bestätigen oder zu ändern, und vervollständigt im Wesentlichen die Bestellung. Es verbessert die Datengenauigkeit der zwischen den Handelspartnern ausgetauschten Informationen.

EDI 810: Rechnung (X12) / EDIFACT INVOIC / UBL Rechnung

Eine Rechnung wird vom Verkäufer an den Käufer geschickt, um ihn nach Erhalt der Ware zur Zahlung aufzufordern. Sie bestätigt auch den Betrag oder die Menge der erhaltenen Waren.

EDI 997: Functional Acknowledgment (Funktionale Bestätigung) (X12) / EDIFACT CONTRL / UBL Antwort Funktion

Wird als Antwort auf EDI 810810 – Rechnung: Bei dem Dokument 810 handelt es sich um die Rechnung, die vom Verkäufer an den Käufer geschickt wird und in der die Zahlung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen gefordert wird. – eine Rechnungs (-Stellung) – eingesetzt, um dem Verkäufer oder Lieferanten mitzuteilen, dass die Rechnung erfolgreich übertragen wurde.

EDI 940: Warehouse Shipping Order (Lager-Versandauftrag)

EDI 940 wird normalerweise vom Lieferanten verwendet, um ein externes Logistikunternehmen anzuweisen, eine Sendung an den Käufer zu senden. Es enthält wesentliche Daten, z. B. was, wann und in welcher Menge etwas zu versenden ist.

EDI-Transaktionen in verschiedenen Branchen

Jede Branche hat ihren eigenen Satz an EDI-Transaktionen. Deshalb ist ein zuverlässiges EDI-Gateway wichtig, um eine reibungslose Kommunikation und eine effektive EDI-Übertragung zwischen Geschäftspartnern zu gewährleisten. Bevor Sie mit der Kommunikation mit Ihrem Partner beginnen, müssen Sie zunächst die entsprechende Dokumententransformation konfigurieren. Dazu gehört auch die Definition des Ausgangsformats. Beim Einsatz von Omnizon ist dies glücklicherweise ganz einfach zu bewerkstelligen – dafür müssen Sie nur den Anweisungen folgen, die wir für Sie als unseren Kunden vorbereitet haben.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über einige der häufigsten Verwendungsmöglichkeiten von EDI-Transaktionen in den verschiedenen Industriezweigen

Produktion / Herstellung

In bestimmten Branchen hat sich der elektronische Datenaustausch fest etabliert, Dazu gehört das verarbeitende Gewerbe, weil die meisten Fertigungs -Unternehmen in der Vergangenheit gelegentlich Schwierigkeiten hatten, die Lagerbestände in ihrer Lieferkette aufrechtzuerhalten. Ohne eine leistungsfähige EDI-Lösung ist es schwierig, ein stabiles Lieferkettenmanagement zu gewährleisten und damit Handelspartner zufriedenzustellen. EDI hilft Ihnen auch, verschiedene Dateiformate und technische Dateien zu integrieren.

Einzelhandel

Der Einzelhandel war eine der ersten Branchen, in denen Bestellungen und Rechnungen automatisiert wurden. In letzter Zeit mussten sich die Einzelhändler an die gestiegenen Lieferansprüche und die Anzahl/ Menge der Lagerhaltungseinheiten (SKU) anpassen, die von “Direkt Filialbelieferungs – Lieferanten” (DSD) bereitgestellt werden. Die Automatisierung des DSD-Prozesses mit Hilfe von EDI kann den “Stau” an der Hintertür des Einzelhändlers verringern und die Zeit für die Lieferabfertigung verringern. Das wichtigste EDI-Dokument ist dabei die ASN (Advance Ship Notice / Liefervorabankündigung).

Durch die Automatisierung des DSD-Prozesses durch EDI können die Stauungen an der Hintertür des Einzelhändlers verringert und die Abfertigungszeiten verkürzt werden.

Die Grocery Manufacturers of America (GMA – Der US Lebensmittel Handelsverband) hat herausgefunden, dass elektronische Lieferscheine die Abfertigungszeiten um bis zu 60% verkürzen können. Ein Unternehmen mit 250 Filialen könnte jährlich 65.000 Stunden bei der Abfertigung einsparen, wenn bei nur 25% der Lieferungen automatisierte Lieferscheine verwenden würden. Mit dem Lieferavis kann sichergestellt werden, dass jedes Glied der Lieferkette über den aktuellen Zustand und Lieferstatus der Artikel informiert ist. Dadurch wird die Überprüfung der Waren auf Palettenniveau nicht schwieriger als die Überprüfung einer individuellen Kiste.

Transport und Logistik

Unternehmen, die mit der globalen Lieferkette verbunden sind, nutzen EDI-Systeme schon seit den späten 1960er Jahren. Heute beispielsweise nutzen die größten Speditionsunternehmen EDI, um den Dokumententransfer und die B2B-Kommunikation zu rationalisieren. Das reduziert Kosten und Verzögerungen, verbessert die Datengenauigkeit und die Kundenzufriedenheit wird erhöht. EDI im Transport- und Logistikbereich trägt dazu bei, eine genaue und rechtzeitige Lieferung von Bestellungen bis hin zu Versandbestätigungen, also über die gesamten Lieferkette zu gewährleisten. Dabei können Lagerverwaltungssysteme integriert, Kosteneffizienz von Frachtangebote maximiert und die Einhaltung von Verträgen sichergestellt werden.

Eine möglichst schnelle Skalierung ist in dieser Branche ein “Muss”. Innovative Cloud-basierte EDI-Systeme geben Unternehmen die nötige Kontrolle, um mit Kunden und Handelspartnern erfolgreich Geschäfte zu machen. Deshalb müssen diese wichtigen Datenübertragungen zwischen Unternehmen standardisiert, automatisiert, angemessen integriert und rationalisiert werden. Ohne diese vier wesentlichen Komponenten bekommen Logistikunternehmen möglicherweise Probleme.

Automobilbranche

Seit über vierzig Jahren wird EDI bereits in der Automobilindustrie eingesetzt. Aufgrund der globalen Vernetzung der Automobilindustrie ist es für die Automobilhersteller entscheidend, dass sie ihre Zulieferer schnell in ihr Lieferketten-Netzwerk integrieren können, und das unabhängig davon, wo sich die Lieferanten auf der Welt befinden sollten. Die heutigen Automobilproduktionslinien sind auf den effizienten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen den Automobilherstellern und ihrer Lieferkette angewiesen.

Das „Toyota-Produktionssystem“ (Kaizen) diente als Grundlage für verschiedene bewährte Verfahren (Best Practice), darunter finden sich Just-in-Time (JITJIT – Just In Time (-Produktion). Ein in Japan entwickeltes Verfahren zur Bestandsverwaltung, bei dem die Materialien von den Lieferanten an den Hersteller bzw. direkt an die Produktionsstätte geliefert werden, ohne  eine Zwischenlagerung oder Inventur.) und Lean Manufacturing. Viele Produktionslinien auf der ganzen Welt sind auf JIT- und Lean-Manufacturing-Verfahren angewiesen, um reibungslos zu funktionieren. Hier bietet EDI eine schnelle und effektive Lösung für die Übertragung von Geschäftsdokumenten, um diese Fertigungsprozesse zu unterstützen. Damit die JIT- und Lean-Manufacturing-Prozesse erfolgreich sind, müssen sie einen Überblick über die Lagerbestände und Warnungen geben, sobald Lieferungen an der Produktionslinie erwartet werden.

Lebensmittelverarbeitung

EDI automatisiert und standardisiert Dokumente wie Bestellungen nach EDI 850 und Rechnungen gemäß EDI 810 zwischen Ihnen und Ihren Lebensmittel-Lieferanten. Das gibt Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, immer zu wissen, wo genau sich Ihr Produkt befindet. Die elektronische Abwicklung Ihrer Bestellungen bedeutet, dass das Produkt schneller beim Verbraucher ankommt. Somit braucht Ihr Kunde keine Angst mehr zu haben, dass ein Produkt nicht mehr vorrätig ist oder gar zu viel davon auf Lager vorgehalten wird.

Bei der Verbesserung der Transparenz und Rückverfolgbarkeit von Produkten in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie spielt EDI eine sehr wichtige Rolle. Lebensmittelbedingte Zwischenfälle wie der Ausbruch von E. coli sorgen immer wieder für Schlagzeilen. Neben dem offensichtlichen Schaden für die menschliche Gesundheit schadet dies auch dem Ruf von Restaurantbetrieben, vor allem dann, wenn der Vorfall nicht schnell aufgeklärt wird. Beispielsweise wenn das Restaurant nicht in der Lage sein sollte, die Quelle der kontaminierten Lebensmittel zu ermitteln, so dass sich der Krankheits-Ausbruch noch weiter verschlimmern würde. Mit den Versandvorabmitteilungen, den ASNs (Advance Shipping Notice) lässt sich alles ganz einfach bis zur Quelle zurückverfolgen, was den Lebensmittelherstellern hilft, Epidemien und Produktrückrufe besser einzugrenzen und zu kontrollieren.

Behörden

Der Begriff „E-Government“ ist geradezu einem Synonym für eine moderne und effiziente Verwaltung geworden. Neue Technologien erleichtern den Zugang zu Behörden und machen die Inanspruchnahme öffentlicher Dienstleistungen effizienter. Im Augenblick gilt dies ausschließlich für Hersteller und Lieferanten, deren Rechnungen bald nur noch in digitaler Form akzeptiert werden sollen. Je nach Staat wurden unterschiedliche Ansätze und Datenformate festgelegt. Mit einem EDI System kann ebenfalls die gesetzlich vorgeschriebene Datenarchivierung automatisch durchgeführt werden.

Im staatlichen Sektor wird die EDI-Technologie eingesetzt, um menschliche Fehler und den Arbeitsaufwand innerhalb der gesamten Lieferkette zu verringern. Dazu gehören unter anderem auch Hersteller, Lieferanten, Kunden, Auftragnehmer und Verkäufer. Die Möglichkeit für Regierungen, Zolldokumente per EDI zu übermitteln, hat ebenfalls positive Veränderungen für das Import-/Exportgeschäft gebracht.